整合表單、資料收集與稽核 Tracko 為金融業帶來 「資料收集」的數位變革
金融業向來講求效率，隨著數位金融時代來臨，對外積極發展數位化創新服務，內部也開發很多輔助辦公的資訊系統，但有很多屬於資料填報與收集工作，普遍維持紙本作業或採 Word、Excel 檔案收集， 內部需投入大量人力與時間進行案件整理交辦、催辦與資料彙整，人工作業程序繁瑣且耗時。唯業務來源不同，表單樣態、 填報週期、產出報表、簽核流程或稽催提醒等需求差異大，資料收集應用總排不上數位化行程表中。
「Tracko 多源智慧追蹤平台」 讓作業更有效率
為了有效解決客戶差異化需求與痛點，叡揚資訊推出「Tracko 多源智慧追蹤平台」，不同於市面上一般的電子表單系統，除可提供申請類表單應用，Tracko 還可支援資料收集或案件交辦追蹤。表單可彈性設定，非技術人員也能輕鬆學會表單製作，功能具備多元週期管理、簽核模組及自動通知提醒機制，並可自動彙整明細表，有效降低人工作業，提升行政時效！以下就協助幾個客戶數位轉型案例與經驗進行分享：
分享案例 1
整合式的「備查登記暨資料收集」應用
在銀行業務中，各分行經辦窗口會依據不同業務如洗錢防制、各類空白單據、檢查櫃員現金等，進行相關交易紀錄或工作任務登記，紙本登記簿從數十張到上百張都有。各分行經辦人員在進行備查登記前，需領取紙本備查簿，填寫完成後需送主管們逐一簽核；紙本作業面臨後續資料查找、保管不易等問題，總行業管部門亦無法即時掌握分行備查簿辦理狀態，遇到稽核單位查核為了整備資料更是辛苦。在導入程序上，考量各業管部門有各自權責負責窗口且表單數量多且需求差異大，為減少認知落差，我們事先依據各業管部門提供資料設定好相關表單與流程，進行實機展示與確認，即時進行表單與流程參數調整。
因產品表單設計介面是直覺且簡單的，透過基本教育訓練課程，各業管部門窗口可自建新表單或修改表單樣式。上線後，分行經辦人員及主管全程在線上作業，資料查找、調閱即時且容易；總行各業管單位同仁亦可線上即時掌握各分行各備查案件登記狀態與辦理情形，彙整明細表更可依據每張表單填報欄位進行資料篩選過濾，產出彙整明細表能完整檢視簽核紀錄，稽核需查核時，上系統即能查找到相關資訊。
總行各業管單位常須向各分行進行相關例行性或一次性資料收集，事前需將填報格式分傳給各分行，填報時限截止前得進行人工催辦追蹤，資料收集後，還需逐一檢核校正與整併各分行資料，各分行在途中狀況不易掌控，如有定期如每月須填報資料，每次週期啟動前，還需重新彙整未完成案件，重新進行分派交辦。
導入產品後，業管單位窗口將案件分派到各分行後，系統會依據流程資訊，自動送出通知提醒下一關使用者進系統填報或簽核，總行業管單位的負責人隨時線上可查知各分行填報進度，幾位業管單位窗口跟我們回饋，系統能一鍵產表，解決過往需一一跟分行催辦及剪貼整併填報資料的工作負擔，對工作效率提升，非常有感 !
分享案例 2
「稽核缺失追蹤」應用
法遵單位針對稽核缺失，需逐一分派、追蹤及彙整辦理改善情形。面臨痛點是上百件缺失案件，紙本作業費時費力，資料彙整更是得整個單位動員忙的人仰馬翻。導入產品之後，所有缺失案件統一在系統上立案與分派管理，系統會自動追蹤提醒，省去人工催辦時間。
各單位資料填報完成後，法遵單位在系統上可即時查閱填報狀態並列印報表，原需22 人天完成之半年業務報告，現在透過系統直接產出報表樽節5-6 倍時間，後續僅需由專人進行最後資料檢核，大幅提高作業時效及資料正確性。
分享案例 3
「資安案件追蹤」應用
在幾個金融業客戶，導入Tracko 除了用來解決資料收集或內部申請單，在資安部門，內部在資安案件管理上，多是使用Word 或Excel 檔案由人工進行案件交辦與追蹤，這種非系統化的處理方式，資安單位得在投入大量人力時間進行資安事件分派追蹤與資料彙整。這類作業模式跟痛點，跟多數客戶相似，客戶在導入產品時，除了將資安列管案件建立表單進行統一追蹤管理外，我們也建議客戶將資安弱點、情資案件或資安工作日誌的業務，一併納入數位轉型範圍。
導入前，每月資安單位同仁需重新彙整上期未完成及本月新案的待辦案件，導入產品後，系統會依據填報週期自動將上期未完成發送填報提醒通知，針對新增案件，系統除提供手動輸入介面，亦有批次匯入及API 介面供外部系統做資料整合，有效簡化立案交辦程序，開會前由系統產出列印彙整明細表，節省人工彙整時間。
支持與行動 決定數位變革成敗!
資料填報與收集工作，是企業組織的工作日常， 作業流程從派工、填報、簽核、審查、彙整報表與催辦提醒通知，使用對象包含經辦人員、主管及業管單位，這是一個需要從上而下、從下而上協同合作工作，在數位轉型推動過程，除了初期有高階主管支持，後續執行更需高階主管關心，檢視導入數位系統後成效，落實問題檢討，滾動精進系統平台功能。
當然一般使用者積極投入也很重要，數位變革之路，有高階主管支持加上所有使用者的行動力，數位轉型能有立竿見影之效。