台灣雲端服務發展新契機 連政府也開放雲端服務於共同供應契約
今年六月由資策會與軟協得知工業局政府共同供應契約將廣泛開放廠商可以自行送件各種雲端服務，相信這是一個開始，開啟臺灣軟體產業、數位轉型及無紙化低碳綠營運新篇章。
雲端大趨勢已有 20 年以上歷史，臺灣大致也有 10 來年歷史了，但過去基於安全疑慮，政府、金融、醫院相關以及大型企業接受度相對低， 但在趨勢下，科技界普遍以正向思維推動並同時探討如何強化資安技術，先進國家政府也採制定規範與遊戲規則來推動雲端使用。
叡揚雲端發展起於 2009，並於 2011 推出第一個 SaaS 雲端服務 Vital CRM，此後陸續推出各種企業營運所需的 SaaS，同時也將各 SaaS 開發中所需的相同服務變成一組 SaaS 共用服務平台。印象中在2015 年前幾乎每個客戶都會相當關注資安與個資問題，也會關注提供雲端服務公司的決心與營運能力，畢竟由客戶角度看萬一廠商有問題可是一件大事。但在叡揚持續堅持，也相繼通過 27001， 27018 個資認證，目前正在取得27701 資安認證，加上客戶不斷增加後以及全球雲端大趨勢潮更強，所以在民間企業被質疑資安與存續疑慮已較少看到。
如今，政府共同契約變革，當對政府單位在觀念上接受雲端會有很大幫助，然如果可以進一步推動政府經常門可增加已編列雲端預算就不只是觀念，連執行也到位了，在數位發展部成立後如果可以進一步將雲應用經由其他部會推到民間金融與醫療單位也應是大家的期待。
由我們在醫學中心以及其他大型醫院看到的現象是，要讓事涉多個單位的認證稽核工作事半功倍，且能真的落實做，一個好的協作平台是絕對需要：
- 由專家在平台上放上要合規的條文，針對條文加註說明：沒有專家解讀， 大部分人是不容易理解條文精神的
- 合規的工作小組針對條文作具體措施，並找出相關負責人與相關作業與系統
- 相關負責的人進來執行工作，並留下說明與佐證文件
如此彼此就可以了解並掌控進度以方便內稽與外稽之進行。
過去合規作業沒有一個數位化的工作平台不也照樣進行嗎 ?
這次碳淨零的合規作業有幾個特色如下，將會讓大家認真思考要有協作平台：
- 碳淨零牽涉的 ISO 認證最基本就有3個：ISO 50001 能源盤查，ISO 14064溫室氣體排放盤查，ISO 14067 碳足跡盤查。牽涉面廣且複雜， 如果有一套有效的平台讓大家協作，將可省下可觀的時間，且不會有亂成一團的現象。
- 碳淨零牽涉到廠商的成本以及是否能繼續接單：故是否能取得認證以及取信客人關乎公司生存。
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淨零不僅來的急，更會長期持續下去：不是做一次或兩次，短期應付了事的，早點落實做且持續改善，將可贏在起步上，每天改善 1% 的碳排，一年就是改善 37 倍。
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內稽與外稽可以在數位平台上進行，不僅符合現在異地遠端作業的常態，更可無紙化進行，試想如果疫情下外稽得親臨遍布各地的工廠作稽核，那麼將有多大的時程延誤，且又須要印出紙本供查核，不是跟淨零精神開玩笑嗎!
為什麼麼我們要做成雲端模式?
- 雲端本身就是環保：這環保還不只是能源上的環保，更是減少稀有性資訊人力的耗用，因為各公司工廠不再需要為碳淨零買機器、機房以及找資訊人員。
- 大幅降低 ISO 法規或系統變動時須要到客戶處更新的功夫：只要在雲端上改版，改完後使用者就享用新版本，而不需要等廠商登門重新安裝改版系統，更何況以臺灣而言有19 萬家中小型製造業需要做碳淨零，如果以地端來進行，可說完全不可行。
- 降低客戶使用系統的成本：雲端服務本身是高經濟效益的商模，所以廠商可以以較經濟的租用方式讓客戶享用。
- 方便延伸到海外工廠：臺灣公司普遍有海外設廠，一旦臺灣建置完成，即可以以雲端方式延伸海外廠，避免還需要到海外廠安裝系統，甚至得於海外廠準備資訊人員與機房。
集團式的公文管理系統
20 多年前配合政府推動電子化公文以來，看到了兩個重要現象：
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政府的政策影響大，外溢效應強
20 多年前政府推動公文電子化以及G2G、G2B、B2B 的政策，20 多年下來我們看到不僅大部分政府機關都建置了電子化公文，連帶跟政府要打交道的民間機關也因政府採電子化行文而也建置了電子化公文; 這次疫情下，大家為居家辦公與避免接觸，也促成高階主管的電子化簽核，以及更多的民間單位推動電子化公文，也就是疫情進一步讓數位力更往前進一大步。
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大量減少紙張耗用，節能減碳
一家金控集團使用電子公文系統保守估算一年大約省下25 萬張紙，10 年就可已省ESG 透過資訊化減少紙張耗用以及提升 Governance 治理能力下250 萬張紙，等同減碳 45 公噸 CO2(二氧化碳)。現在有為數不少的金控、銀行、政府機關、民間單位，這可創造為數可觀的減少紙張耗用。
線上申辦與審查系統
1997 年具前瞻思維的國科會就率先將每年約 11 萬件的學術補助由紙本改為線上申請與審查，印象很深的是當時就是商用 Internet 與 Web 剛興起的年代， 這線上申辦讓原本每個申請案須要準備多本提案， 再由國科會寄送給教授們審查， 然後約時間到國科會審查的程序徹底改變， 紙張/ 碳粉、寄送與教授往訪時間都大幅少掉了， 可見數位力的確可改變流程與呈現顯著效益。如果我們簡單且保守估算以每一案件有 25 張紙，需要印5 本供委員審，每一案就是 125 張，國科會每年估有11 萬件申請案，總耗紙就是 110K × 125 ＝1,375 萬張A4 紙， 這還不包括省下碳粉，信封、寄送與交通所耗時間與汙染。
叡揚有幸參與了國科會這計畫的洗禮， 也將這樣的應用觀念推廣到其他行業應用，例如目前就有不少醫學中心內部研究申請也採用線上申請與審查模式 。
合規協作平台 兼顧無紙化作業與落實合規治理
醫院評鑑是衛服部落實醫院品質的重要環節，為讓醫院內相關單位了解評鑑規範的內涵與精神，並落實於日常工作中，除須要有一個可推廣落實的方法與過程， 有一個數位工作平台可讓大家將資料彙整與協作、了解內涵與溝通討以及有儀表板供了解狀況並持續改善是輔助評鑑可落實的關鍵；客戶的經典講法是有合規協作平台可讓大家「平時如戰時，戰時如平時」。
叡揚的醫院評鑑在2008 年推出並立刻被光田醫院與成大醫院採用，目前幾乎為所有的醫學中心以及 50 % 的區域級醫院使用，在 2014 年由台中榮總率先做到無紙化評鑑後，無紙化評鑑就成為風氣，每 3年一次的醫學中心大評鑑， 一家醫院就因無紙化大概可省下 50~100 萬紙張。去年底開始，叡揚團隊下了決心將醫院評鑑由以往的地端重整上 Vital 雲端上，為提供廣泛中小企業作為碳盤查合規協作平台之用做準備。
董事會提案暨會務管理系統
某金控導入叡揚董事會提案暨會務管理系統，作業時間大幅減少，且僅金控及銀行每年人力成本就可以節省上佰萬元，若以系統使用6 年攤提計算估算可節省上千萬元，成效斐然。
叡揚過去幫部會級單位過行政會報管理系統， 深知政府部會的首長會議都得花不少心力仔細安排議程與資料準備；也在自身上櫃過程與上櫃後深知要做好公司治理是有不少法規需要遵循， 日常中各工作項目與業務跟法規相關者如未注意則可能就有觸犯規定。所以公司就得有專業人員在日常注意是否工作與業務上有那些跟法遵與董事會相關，並為董事會議程與內容準備，加上這兩年來ESG 成為顯學，故我們除了前述合規協作平台外，也推出了董事會會議行政系統，作為董事會或首長行政會議日常與會議準備的工作平台，推出後也立刻就獲得客戶使用與好評， 也反映在工作上隨時想到數位平台是否能幫上忙的態度，在臺灣社會上也已漸成風氣了!
