【知識協同專欄】精浚科技推動KM 引領傳產世界潮流
精浚科技股份有限公司(OME Technology Co.，Ltd.)以創新研發之線性傳動元件獲多項國家專利及通過ISO9001、ISO13485、GMP認證，高品質與高效率之服務極具市場競爭力，展望未來國際市場所需是高可靠度、高精密度之產品，精浚致力於公司全面品質管理，以品質為核心，研發創新為驅動，顧客服務為目標，達到產品價值化，並持續不斷的成長與進步，以優異的產品品質建立品牌口碑。
傳統產業的精密技術與高品質靠的是資深員工腦海裡長期累積的經驗，要將高精密度的產品、技術、流程擴展到全球市場，首要條件即是縮短組織內各階層的知識斷層，因此在2013年中，由精浚科技管理高層主導發起，希望可以透過專業的知識管理系統將公司內部各個部門的知識做整合。
跳脫傳產迷思 不二過、傳承、創新
精浚科技資訊長鄭承宏表示，傳產在面臨組織成長及大環境因素的挑戰，必須跳脫以往守舊的作業模式與思維，「KM是世界潮流!對於我們這樣的傳產，如何把在員工腦海裡的知識轉化、整合成企業智慧資源，讓縱向傳承與橫向溝通可以達到最佳化，並從中發掘隱性知識、突破創新，是我們一直深思的問題。」
對於精浚科技而言，企業智慧不僅是將產品研發流程、ISO認證作業或內部制度規範集結成知識文件，而是透過既有制式作業，歸納出失敗經驗作為不二過的借鏡，複製成功經驗作為傳承的基礎，激發創新的思想，全面提升企業競爭力。透過Vitals ESP以知識管理為基底、整合多面向應用模組的平台，全面性支援精浚科技垂直溝通與平行作業上的應用，讓知識內化後再次流轉成工作上的專業，達到精浚科技內部不二過、傳承、創新等中心思想。
有效實踐資料知識化 知識搜尋從5hr到5mins
人是活的;知識也是活的。如何分享、利用、再創新，是推動知識管理的重要指標。資訊部身為知識管理系統導入的領頭羊，鄭資訊長認為系統導入的關鍵因素是人，因此在導入前不斷宣導知識管理的理念與效應，導入後更是成立了知識管理推動委員會，規劃階段性活動鼓勵同仁於日常作業中活用系統，培養同仁使用系統的習慣，並從Vitals ESP貢獻度評比各部門的使用程度，作為持續經營知識管理的推動力。此外，叡揚顧問依照推動策略，從精簡的架構開始累積各部門的專業知識，並持續延伸新應用，逐步擴大系統架構、豐富知識館的內容。
有別於過去資料存放於個人電腦或公用資料夾，Vitals ESP便利且高效率的全文檢索，同仁搜尋文件的時間從5小時縮短到5分鐘，跨部門溝通的時間與作業流程更是縮短了2/3(3.5小時→1小時)。透過這樣的理念傳達與運作機制，不僅有效大幅降低重工錯誤率、提升作業效率，更將知識管理轉化成人與人、人與部門、甚至部門與組織的溝通平台，成功實踐了資料知識化與系統化的管理綜效與價值。
簡化作業流程讓資訊透明 提升各部門作業效率
品保部
堅守品質最前線 做過問過絕不二過
攸關所有產品品質的品保部門，對內必須回答業務部門的疑惑，對外需要直接面對客戶的提問，因此，品保部門藉著Vitals ESP導入的階段，統整業務、客戶常問的問題，或品保部門經常執行的工作，轉換成有系統的標準文件，再根據不同的類別開設專區，除了常見問題之外，品保部還會將特殊案件、原物料檢驗、或是客戶來訪時曾經提出的意見都列在知識系統裡。鄭經理舉例，客戶訪廠時，看到儀器覺得好奇，就會直接問機器的功用、如何操作等問題，從此之後，品保部門就在知識管內建置儀器專區，提供相關文件，說明機器的功能以及操作手冊，讓後續客戶參訪的接待人員都能自主地在知識館的專區中找到相關文件，不必再麻煩其他同仁就可以得到答案。鄭經理認為，知識管理系統讓問題透明、知識流通，問過、做過的事情都可以做到更好。
文管部
有效控管文件權限 認證管理更嚴謹
對於需提供高量產且高品質的產品，組織內部每個環節都必須落實執行ISO規範。過去，文管中心在內部共用槽建立ISO專用資料夾存放相關文件，再請資訊部設定文件機密等級後，才上傳提供權責同仁查閱。此控管方式不但耗時費力，且無法針對單一文件進行權限調整。導入系統後，文管中心可直接透過系統對每筆文件做權限設定，讓文件管控作業更彈性與便利，大幅提升管理效能。此外，Vitals ESP還可快速比對出文件內容在版本修訂前後的差異，方便提供各版序的文件紀錄追溯，相較以往用檔案資料夾的管理方式，使用Vitals ESP更符合品質系統管理對文件記錄管制的要求。
人資部
重要公告一目了然 訊息流通更迅速
在導入KM系統之前，人資單位像是語音抽屜般，需隨時快速、準確地提供各人員所需表單、公告等文件，然而散落各處的表單不利管理也不易尋找，找到後還需確認是否為最新版本，常常為了處理如此瑣碎的事務而打斷既有工作進度，進而影響整體效率。導入Vitals ESP後所有公告一目了然，同仁不僅可以直接上系統搜尋所需文件，知識管理系統的「訂閱」功能更可主動通知，讓人資部有更多時間處理人事行政與資源策略的擬訂。
研發部
完整產品知識庫 避免重工浪費時間
「不要高估自己的記憶！」研發部與品保部種子成員表示，在眾多的產品中，要對每項產品規格、標準瞭若指掌，且時常必須在短時間內提供各區業務相同文件，但在資料檔名及版本常更新的情況下，時間往往在查找文件及提供產品資訊中渡過，反觀資料系統化之後，無論是既有知識或隱性文件都可在平台上查閱，研發及品保部即有足夠的時間提供專業技術問題，大幅優化了工作的質與量。
以群體智慧 發揮群體創新
高度資訊化的時代，文件知識e化越顯重要，在傳統產業中更決定了組織內外發展的高度與廣度。精浚科技成功運用Vitals ESP知識管理企業雲縮短組織內各階層的知識斷層。有效獲取隱性知識、整合群體智慧，透過分享將既有資源活化再利用，讓分散各地的知識區塊串聯成知識價值鏈，並從中激發創意，為組織永續傳承與持續創新奠定重要基礎。