【人資專欄】台灣長瀨穩定成長的 關鍵因素─「人才」
一分鐘看問題
專案挑戰
- 舊人資系統計算薪資、保費等人事費用不夠精準， 造成費用落差。
- 舊人資系統無法與績效管理系統有效整合，人事 資料不利管理。
- 需落實與統合台灣、廈門兩岸三地的人事管理。
導入效益
- 導入新人資系統後，員工薪資及假勤等資料，透 過系統計算，不僅提升效率，更大幅降低誤差發 生，費用計算更準確。
- 完整保存人事資料 ( 包含:員工基本資料、經歷、 薪資、保險、差假、受訓、考核、職務概況等 )， 資料緊密相連，透過 e 化不僅查詢容易，人資作 業效能更提升 73%，同時也能避免日後資料缺漏 的情況。
- 台灣與廈門的人事制度不同，Radar 人資系統可 依照不同地區的人事規章設定相關規則，一套系 統適用不同地區，不僅統合管理人事系統，作業 也更為彈性、便利。
台灣長瀨(NAGASE (Taiwan) Co.，LTD)成立於民國87年，在台灣主要從事國際貿易及貿易諮詢，業務涵蓋範圍有化學原料、染料、生產機具、電子原物料、保健產品、醫療設備與塑膠製品等的進出口貿易與國內販賣。延續日本總公司傳承百年的精神-「誠信經營，恪守正道」，台灣長瀨在台落地生根，最大的資源和資產就是「人才」，而員工的教育訓練與職涯發展也成為關乎企業發展的關鍵因素。
台灣長瀨辦公室的走廊，一幅大型背板以日文敘述著長瀨集團的緣由與企業精神，一如日本企業嚴謹與實事求是的辦公文化，進入會議室，本次受訪的管理部人事總務課孫啟洋經理，早已準備好相關資料，作為本次採訪的題材與佐證。
純正日商的嚴謹企業文化人事費用必須精確到位
談到在甚麼時機點下決定導入Radar人資系統，孫經理開門見山地說：「事實上叡揚已經是我們第三家人資系統廠商，主要是因為一開始我們公司只有二、三十人，不需要太複雜的人資系統功能，但是這樣有許多資訊就需要人工輸入。而隨著公司逐漸地擴張，原有的人事工作量也逐倍成長，於是我們改用第二套人事系統，但此系統薪資採用的計薪基礎使薪資和保費上總有些許落差，而且也無法和既有的績效管理系統串接，後來才考慮採用原績效管理系統廠商-叡揚資訊Radar人資系統。」孫經理認為，Radar人資管理系統計算薪資與假勤扣款時，能以發生日的薪資來處理，把誤差降到最低，不但改善台灣長瀨原本薪資、獎金、退休金、與保費錯誤的情形，也統合人事相關系統，協助人資單位工作更具效率。
完整的系統功能助日常人資作業效能提升73%
目前台灣長瀨的員工數約為60多人，秉持日商嚴謹的企業精神，台灣長瀨管理高層對於導入人資系統所能帶來的效益希望有更詳實的數據，對此，孫經理積極地將日常人事作業進行盤點與計算，粗估導入Radar人資管理系統後，可減少62小時的人工時，提升73%人資單位工作效能，以此精確的數據取得高層的共識，導入人資系統。孫經理再補充說明，「除了人資工作外，由於我們是人事總務課，同時也肩負其他庶務工作，當人事作業效率提升後，將有更充裕的時間，全面提供內部更優質的服務，而考量人事系統關係到薪資、勞保、退休金提撥等員工權利與福利，因此人資系統的必要性就優於其他系統，進而才謹慎地決定導入一套完整且準確度高的人資系統。」
除了效能提升外，人資作業全面e化後，所有人事作業相關歷程及資料都會完整保留，舉例來說:若想要了解員工經歷背景、歷年績效等工作資料，可以直接透過單一系統進行查詢，不必再翻閱紙本資料，也不擔心歷史資料留存的問題或資料缺失的情形。孫經理接著說，雖然短時間內還無法評估歷史資料保存的特點對日常工作的幫助，但隨著日後資料量大或年代更久的將來，相信這將會幫助人資單位節省更多時間而更突顯系統的價值。
Radar的彈性便利讓單一系統擁有兩套制度
導入新系統時確實考慮到，新人資系統需滿足兩岸人事管理作業，對此孫經理耐心地解釋，台灣長瀨屬於日本長瀨集團的分公司，但在人事招募與制度上有相對的自主性，而2011年成立的廈門長瀨貿易有限公司則屬台灣長瀨的子公司，對此台灣長瀨必須統一管理廈門長瀨的人事作業，因此一套有彈性的人資系統是最優先的考量。而 Radar 人資管理系統可以按照不同的群組(台灣、廈門)設定兩套不同的規章制度，如：按規定台灣假日加班給予2倍薪水；而廈門則依法給3倍薪水。休假制度上，台灣一年特休7天；但大陸地區則規定10年以內都是5天特休假。因此人資系統必須彈性設定台灣、廈門兩地不同的制度辦法，讓廈門有權限可處理當地人事作業，同時又必須歸屬台灣人事部門管轄，才能有效提升廈門長瀨人資作業的效能，並讓台灣長瀨更能掌握兩岸的人事管理。
未來展望：善用e化系統落實員工職涯發展
本次台灣長瀨導入人資系統不僅只是改善原本人資部門的日常工作方式和兩岸的人事管理作業，孫經理更進一步表示，日本總公司的績效考核制度與教育訓練是相當完整且嚴謹的，不論是目標管理的層次結構、職能發展與管理、核心價值等都很完善，但制度與系統的銜接較顯不足，因此孫經理希望在人資全面e化後，可將績效管理與制度做更緊密的結合，同時也能將員工的在職訓練做更有系統的規劃和管理。
「服務力」與「經驗值」是叡揚團隊最堅強的競爭力
「叡揚的服務團隊，我給予正面的評價。」孫經理爽朗地說，他回想，當初選商比較各家業者的服務能力時，也不是只考慮叡揚Radar人資管理系統，但是考量到後續系統的服務與支援，叡揚的「服務力」與實戰「經驗值」確實是勝出的關鍵，快速且專業的技術回應，提供台灣長瀨最實質的幫助。
關於長瀨產業株式会社 NAGASE： 長瀨產業株式会社在日本為上市公司 (JP-8012),成立於 1832 年,至今已有 180 多年的歷史,在京都以染料批發商起家,1900 年便與瑞士 BASEL 化學工業公司進口合成染料,爾後陸續在倫敦、紐約成立分公司,時至今日,企業版圖已延伸至全球各地,目前共有 100 多個據點,業務範圍也拓展至功能材料、加工材料、電子、汽車與能源、與生活相關的領域。