【知識協作專欄】讓管理更優雅 更高效 更智慧

 「決策、交辦、成效」是一個組織 向前邁進的能量，也是身為管 理者最重視的一環。但我們往往面對的現實 環境是，工作項目多且雜、每一項都是緊急如律令、層層堆疊且環環相扣，加上相關討論會議又細又密，對於很多管理者來說，叡 揚teamKube 就如同母雞帶小雞的工作管理 平台，把資訊分散的上上下下管控化繁為簡，建立一套系統化的流程。

中央研究院基因體研究中心資訊組是基因體研究中心的最佳支援後衛，不論是軟硬體維護、採購、系統建置管理、專案計畫及研 討會等，都看得到資訊組忙進忙出的身影。 「也是因為需同時對應多窗口及多任務，交 派量多且細瑣，站在一個管理者的角度來看， 需要一套系統來協助掌控團隊進度及工作流程，才能讓工作更有效率。」這是之所以會採 購叡揚teamKube 的初衷。

需要一套系統協助掌控團隊進度及工作流程

過去工作的習慣，往往是透過口頭或email 來 提醒或是指派工作，但成效總無法彰顯，「畢 竟，人腦不是電腦，不可能過目不忘。」而管 理者不可能無時無刻提醒同仁或是完全掌握 團隊所有進度。「管理如同一場拔河戰，稍 稍鬆懈，績效就會往下掉；teamKube 具備催稽、提醒、協同、紀錄、規劃專案等功能， 如同一個金頭腦的完美秘書及工作夥伴，藉 由teamKube 讓組織建立一套無形的規律與脈絡，一旦習慣形成，就可以持續良性循環下 去，成為組織成長高效率的最佳隱形推手。」 而現階段來說，資訊組巧妙地將teamKube 做為「個人和團隊的工作匯報」、「輔助採 購小秘書」和「專案工作管理」等。

智慧交辦平台 清楚掌握組織的任務動向

teamKube 不僅可以當作自己的工作日誌或是智慧小秘書，更是上下交流的最佳平台。 舉例來說，很多同事一請假，代理人往往會 手忙腳亂，或無法馬上進入狀況，而平日個人就習慣在teamKube 上，一一把個人工作、手邊處理進度及遇到的問題留存下來，一來，主管也可以清楚掌握團隊成員之執行力及整體進度，二來，代理人也可以循著 teamKube 紀錄，快速銜接其任務與關鍵點。 中央研究院基因體研究中心資訊組組長劉小燕打趣地說，這樣同仁也可以安心休假，不 用掛心辦公室打來急詢的事項。長遠來看， 若職務轉換異動或是新人接手，teamKube 如同時光機，可重現任務當時之人事時地物 及過程，快速縮短上手時間!

“週報直接根據teamKube 來報告， 主管可透過「列管表」功能， 直接在系統上面歸納整合團隊工作的最新執行進度， 省時又省力!”

訓練高效團隊之最佳工作平台

實際上，teamKube 的工作匯報相對來說也 可以看成是個人成長的依據。對於主管來 說，可能會問工程師如何處理事故？中間過 程? 有無問題或是建議等等，而不是只有聽 到簡短的「已經處理好」諸如此類之答案。 而持續訓練團隊在teamKube 留存工作進度 後，一來可讓任務之歷史輪廓更清晰、二來 承辦人在回覆撰述時，亦可更精準掌握事件 輪廓及有無遺漏點，讓團隊更成長進步！

內部合作多另一個管道 讓協同溝通更順暢

在資源共享的觀點上，teamKube 可設定所 有成員共有。「透過閱覽權限的管理，讓 同儕間可以互相了解工作上遇到類似問題 時 ( 如採購維護軟硬體等等) 的因應方式， 可能今天A 會看到B 在teamKube 上紀錄 了處理某個棘手問題過程與經驗分享，說不 定過幾天A 也會遇到一模一樣的問題，這 就是資源共享的可貴之處。」資訊組承辦人 補充說明到。過去執行維修工作時，有些同 仁因在機房進行維修工作，當手機的收訊受 到干擾又遇到問題需要向其他夥伴求救時， teamKube 就大大派上用場，可以直接留言 即時討論，或是搜尋以前處理紀錄，減輕無法聯繫還要跑來跑去的困擾，同仁也大大讚 賞teamKube 減輕的工作負荷。

至於提升工作效率部份，可回歸到teamkube 「提醒」和「催稽」功能，像是中心原有的 採購系統並沒有提醒功能，讓採購過程中枝 微末節的工作常被遺漏，但藉由teamKube 與採購系統的整合，讓同仁只要輸入採購項 目，就會同步到teamKube 並發出交辦給採 購人員，藉由設定到期日或是提醒日，加上 teamKube 貼心地顏色區隔，讓效率大大提 升，同仁也更重視即將到期之未辦工作。

逾期提醒功能 強化時效性及管理性

「過往大家都習慣用口頭交代，但這樣往往 是船過水無痕，成效不濟。」資訊組的同仁 說，團隊間藉由teamKube 來互相交辦協助， 雖然剛開始會很不習慣，但是久了卻發現搭 配這種e 化工作平台，可以讓工作進度更暢行 無阻，加上teamKube 會貼心地針對逾期或是 即將到期的工作用不同的顏色區隔，提醒同 仁聰明地善用時間，雖然看似微不足到，但 卻是提升團隊效率關鍵因子。

導入一套系統，最怕的就是遇到反彈與藏私。 不可諱言地，氣要長，主管就要適度關心， 讓同仁在初期就可以感受到其重視程度， 「當然，更要讓同仁理解這套系統不是增加 工作負擔，而是協助他們。」一旦用如此同 理心去宣導推廣，也可以慢慢瓦解同仁之心 牆，讓團隊成員用更多更正面的心態來習慣 接受teamKube，甚至可以感受到分擔溝通協 調及提升效率之好處。此外，如果有同仁在 teamKube 上把處理內容寫得很完善，也會適 時地讚揚及分享給同仁，藉由範例模式帶動 刺激同儕間的使用之士氣，讓團隊感受到用 心寫的報告在個人成長及未來面對問題時， 可以發揮極大的好處，讓組織成長再造!

“中心有很多軟體需要續約，但時間不一、方式也不一，在沒有teamKube 提醒管理時，常常會很亂，假使又遇到職務動，更是忙到不可開交，在teamKube 上設定好提醒續約日及紀錄作業方式，讓行政事務更輕而易舉。”

最後，系統的穩定也是一大關鍵。資訊組不 諱言，剛開始時會有無法登入系統的問題， 「好不容易讓同仁願意使用，卻發生不好的 第一印象，的確是大打折扣。」雖然目前都 已經相當穩定，但是資訊組也期盼teamKube 在穩定度及功能上持續更新改進，以更人性 化的使用介面，讓內部推動更順遂。