【特別企劃】日盛企金徵審系統擴充案 流程UP & 自動化UP
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企金徵審系統擴充專案
專案挑戰
- 最大的挑戰就是「準時上線」。為了讓新系統可快速與穩定上線服役，本次專案的每個mile-stone都非常緊湊，從合約擬定、需求訪談、系統開發、UAT測試、到教育訓練等。只可on time不能delay。專案小組的努力與跨部處的溝通整合是目標達陣的關鍵因素。
- 在專案過程中，會因為在事前考慮不周、系統無法配合、需求改變 等問題，專案經理人必須在品質/時程/成本之取捨要做決策，風險承擔也要做決策，專案中是要透過不斷的決策，要有實務的經驗分享，搭配符合系統的流程作業，才會合用合宜，期間，若是專案小組成員未應建立良好的決策機制，則會發生倉促而思慮不週的決定。
- 改變現行操作習慣：為了執行系統自動發查行內系統作業，歸戶 I D資訊無法滿足送查條件，還必須請使用者改變現行操作習慣，增加建檔作業流程，這時，大多人都會排斥調整或學習不同建檔方式。故在事前規劃、系統操作畫面的人性化、資料呈現的合理性等都必須考慮，這次，除了事前開發跨系統的查詢畫面，讓使用者能方便且快速取得資料鍵入系統外，多次的事前模擬及測試驗證，才能有穩定的成效呈現。
- 專案品質的要求完整性及完美：專案品質要求完美，是專案經理人必須有的態度，但在過程中發現並不是要求完美為最高原則，尚需考慮系統現在可執行的狀況，在可變通的範圍內，隨時調整，才能有近乎完美的呈現。
- 有效的運用專案管理手段，配合e時代環境需求，以新的思維來經營專案，才是專案成功最主要的關鍵。
日盛銀行自98 年經營權轉移後，經過3 年的調整與改善， 已連續2 年持續獲 利。成功原因乃整體氣氛強調整頓革新，不論 是對內對外都提供更好的金融流程運作，扎實命脈根基。
對於每一家銀行來說，徵授信作業是每間銀行 的命脈與獲利的主要關鍵。故日盛銀行授信管 理處業務管理部在半年多前，便積極尋求企金 徵授信管理系統之全面更新或是擴充之可能性，經審慎評估現行人力資源後，決定以既有 系統來進行擴充增修，提升日盛企金徵審系統之細膩度及效能性。
舊系統之運作邏輯思維已經不敷使用 「舊企金徵授信管理系統， 已有10 多年歷 史。」日盛銀行授信管理處業務管理部，隨 著法令變化及金融機構整體流程之演進，舊 系統之運作邏輯思維已經不敷使用，「本次 改版，是希望利用現有資源及系統，將舊有 不需要的功能及排版移除，匯入新功能法規 及作業需求，整合簡潔清楚之表單，讓表單 上的每個欄位資訊都有其實用性與重要性。」 她解釋，在長達半年多的建置增修評估後，日盛企金徵審系統增修案有三大必達目標：
- 自動化。因為之前所有資料都散落在各個 系統上，如何利用自動發查功能，回饋整 理後的客戶往來情形，可在同一平台上， 查詢來自不同系統資料( 如: 票信、聯徵 及行內其他相關系統)，整合客戶及關係 人在行內的存款實績、放款往來、手續 費、進出口、承作量、聯徵.. 等資訊。
- 統整性。以前表單很多種，不同表單整合 在同一表單上，對於徵審作業流程是精簡 的。
- 安全性。在流程中增加安控及代理人的機制，並符合法規之需求。
「因為以前缺乏整合之流程，故審核員必須匯 整所有不同的表單找尋答案，又要花時間Key word、剪剪貼貼，不僅對於審核員來說工作分量雜且亂，長遠來看對於企金業務流程之 改進也是其一阻力。 」加上人工key in 恐有 疏失及塗改增減，與確認電話來來回回，如 又遇到承辦人剛好休假或是離職，那審核作 業更加棘手，不但時間拉長正確性也可能受 影響。陳靜怡經理表示：「也因為目前行內 人力精簡，上級單位也亟欲建立一套好的機 制系統取代不必要的資源成本，讓相關經辦 有更大發揮，並集結更多資源可互相分享。」
耗費大量人工時間 不利長期發展
再者，審核員不但需要審核案件、整理word 資料，還需要登打Excel ( 所有批件基本資料 RM、ID、金額等等，是所有LM 的重要資料 )，「因為是一筆一筆人工key in ，所以難免 會錯，故在月初需花很多時間於逐筆檢查， 不論是正確性或是時效性都無法跟上腳步。」 陳靜怡經理細心闡述，「相較於消金這種產品 化的大量快速放貸模式，企金案件相對複雜， 不僅差異度大且需要更細膩的審查流程，故正 確性及DataMark 就更加重要，這也是為何我 們堅持要增修企金徵審系統。」
實際上，也是因為企金訴求縝密之文化，每一 個環節都是小心再小心。「坦白說，新系統的確會稍稍增加業務之工作量，因為他們需要重新建立登打之習慣。」但長遠來看，當內部有 一個統整性高之正確資料庫，很多經驗可以分 享傳承，「別小看這些表單，裡面的表格資 訊都是珍貴的資訊，未來這些知識可交叉比對 運用作資料分析，其所產生之非量化及量化數 值指標，都可以幫助判斷案件承作與否的重要關鍵。」陳靜怡經理說，一旦需要用到這些資 料，就會深刻體悟到DataMark 重要性。
耗費大量人工時間 不利長期發展
談及推動，授信管理處業務管理部並非業務端 之主管單位，「所以會比較辛苦！」陳靜怡經 理笑笑地說，任何User 對於一套新系統上路 都需要時間適應，「業務端剛開始會排斥，此 乃人之常情，因為這是習慣改變所產生的刻板抗拒現象。」在跨部門溝通上，授信管理處業 務管理部更是小心翼翼比照專案管理教科書高細膩進行，「這次增修案，User 端會在作業 流程上多出幾道手續要做；在這樣的前提下， 不論是需求訪談都要格外重視User 端之需求， 得到共識認同方能穩紮穩打。」業務管理部不 論是在事前功課或是需求修正( 如：會計科目大改版、資金用途整個拿掉、表格比對等等)， 都下足功夫一步步沙盤推演到最後階段。
導入前 抓緊需求點及目標
1. 長官要看的資訊 2. 協助審查端之重點 3. 通路端之需求 4. 整體流程之進化。
「在推動這導入案時，授信管理處的大家長呂 瑞蘭協理分享了一個很好的觀念給我們：建置 這套新系統，要掌握四大要點才能順利推動， 實用度一旦顯著就能水到渠成：1. 長官要看的資訊 2. 協助審查端之重點 3. 通路端之需求 4. 整體流程之進化。」陳靜怡經理補充說明， 在明確之大目標及定義下，不論是跨部門溝 通或是建置案之需求討論及後續推動，都能借力使力，善用壓力與叡揚一起合作成長， 在一定的時程內完成上線之任務。
“叡揚不只有IT 專業，對於銀行業務也有深厚根基，在溝通上很多專有名詞不需要再做額外解釋（如：授信、擔保品、期間等），同時也會把跟銀行合作的經驗作分享，讓導入案可以跨過很多不必要的代價！”
成功＝跨部門溝通＋長官支持＋廠商經驗
陳靜怡經理也坦言說：「最大的挑戰就是準 時上線，在合約生效到驗收短短只有八個月 的時間內，專案團隊的努力及資訊處的技術 支援真的是不負眾望達成使命。」而最高主 管的支持營造上到下的統一步調，更是跨部 門之溝通及達成共識的重要推手，把推動過 程之阻力降至最低，「長官的支持如同潤滑 油，引導每一個零組件（單位）朝同一方向前進」。
而授信管理處業務管理部也很感謝叡揚資訊 提供寶貴經驗予以分享，導引團隊面對可能 會遇到的關卡及瓶頸，此外，叡揚也充分表 現其鉅細靡遺之專業能力及溝通協調力，使其團隊成員、資訊室三方合作融洽，讓準時上線使命必達！