【知識協作專欄】又要開會？50％的會議有效性是不夠的！
會議室裡，主管在台上口沫橫飛地規劃明年組織發展目標，台下的場景可能有：有些人默默地對手機指指點點、在筆記型電腦螢幕後面微笑、眼神空洞沈思的表情，但散會後，往往 出現的聲音是「那接著我們要怎做?」或是「剛 剛的結論是什麼?到底誰要負責」。諸如此類的現象，幾乎存在於每個企業之中，故許多大型企業近來紛紛推動會議改革強化效率及組織腳步。
其實把會議這件事情拆解，就是要回歸「讓一群人相互溝通，達成某種共識或方向」的核心價值，故會議的關鍵點就在「有效的溝通方式」以及「讓訊息趨於完整」，而不受限於一定要面 對面吃便當或是一群人擠出時間坐下來開會的刻板印象，會議連結了工作的人、事、時、地、 物，在這短暫交集時空下，成員放射出智慧交流，達成共識並持續推動有效運行。teamKube 團隊在重新構思會議介面時，就是以打造出一個簡單、聚焦、流暢的新會議為出發點，一條 龍作業模式貫穿會議三大精髓：會前的準備工作、會議舉行的重點、會後目標追蹤。
會議不只侷限在「點、線」的角度 更從「面」俯瞰會議
想像一下，如果能有一個會議室，讓我們共同規 劃議程、串連開會的相關資料、在會議中便能 立即分派工作，又能立即撰寫會議記錄、還同時減少紙張用量，一定很棒！假如所有的決議、 共識都能在舒適的介面上達成，那就更棒了！
“ 根據Cheers 雜誌報導，多數主管一個月平均要開62 個大小會議，卻只有50 ％的會議是有效率的。 ”
為了能讓與會者省去翻查資料的時間及因為跳頁中斷思緒的麻煩，teamKube新版會議頁面的設 計，改為三欄式的畫面規劃。搭配自由收合欄位的開關，提供更大的討論空間，與會者對會議狀況也能一目了然，就像真的把大家帶進會議室開會一樣，所有的資料都已準備在你手邊，不需要 再踏出門外尋找！走出會議室，討論、決策都被 記錄、交辦都分派了，這樣不僅大大增進了開會效率，也提高了開會的美味度。 teamKube 想提供的，正是一個先進又方便的開會新概念。
挑戰1：虛擬討論空間須兼顧分享與資安
對實體會議來說，順著各議程進行，不同議程與會者走入會議室、分發參考資料，結束時，成員自動走出會議是一個自然不過的行為，但在虛擬 會議室卻是一個極複雜的權限管制。 teamKube仍堅持著設計出這個符合人性行為的流程，讓所有被邀請參與的人能看到這個會議、但進入這個虛擬會議室時，只看到自己能看到的 議程、可以開始互動並提供意見；不但促成會議順利進行，忠實保留不同議題的決策思維，也可作為組織內同仁們的工作參考。
挑戰2：迎合各式各樣不同使用者的開會 需求
每場會議都有不同的形式，每個與會者開會需 要的資訊也大不相同，資訊量多、內容又不 斷變換的會議系統，採用三欄式的設計，最能 面面俱到；由議程驅動，清楚的設定討論目標 (Key point)、記錄討論過程與決議，並可加入 參考資料，更能立即交辦工作，同時也方便日 後追蹤與檢討任務執行情況。
挑戰3：突發狀況多有彈性才能即時應變
teamKube 會議畫面的左欄是議程資訊。規劃 議程時，teamKube 自動計算出各議程的起迄 時間，而在議程時間加總超出會議總時間時，發出提醒來協助做有效規劃。與會者在會前即 可清楚知道各議程的議程時間、報告人、討論重點及參考文件，在會議進行時仍能自由拖曳、調整議程順序，解決會中因突發狀況而需調動議程的問題，同時，也為會議設下目標，有效縮短開會的時間。
挑戰4：善用會議工具 為開會省點力氣
中間這欄則是將會議具體化的最佳溝通平台， teamKube 將會議的「腦力激盪」感覺帶入系 統中，以「白板」的概念營造會議工具，除將 相互討論的內容隨手記下、聚集焦點、刺激彼 此的想法外，也方便大家表達意見， 在會議的白板區寫下發言內容，雖然只是簡單的動作，卻能讓與會者 感到「被尊重」，進一步提高與會者的參與感，讓會議更有效率。
簡單來說，白板區的設計，是整個 會議系統的設計精髓所在，開會中 的重要決議都在此誕生，會議中即 刻記下的每個決議，也都能立即做 修改或刪除。為了改善與會者因為 「恍神、離題、沒結論」的鬼打牆狀態而感到疲憊，把會議的tempo調快就是這裡設計的重點。未來發展概念上，白板區除了秀出決議外，也能將右欄的參考資料直接拖拉到白板區，投影到大螢幕，報告人再也不用到處翻箱倒櫃地查找資料，加上teamKube可連結各種文件(如： PDF 檔、Excel、PPT…等) 與交辦，連前幾次會議列管追蹤工作都可以清楚呈現，讓開會瀏覽資訊更方便。
挑戰5：打破「議而不決、決而不行、行而不果」的會議噩夢
會議要有結論、有成效，才是好的會議。teamKube會議系統的右欄彙集了各議程的交辦工作，會中的結論直接透過teamKube指派工作，運用teamKube列管表追蹤成效，成為 會議決議的執行推力。具體地將會上討論的大目標拆解，讓團隊成員了解彼此的分工與執行情況。在日本推動會議改革多年的知識實踐顧問株式會社（Knowledge Practice Consulting Co., Ltd.）社長宇井克己指出，會議最重要的是創造一個溝通的平台、凝聚團隊目標，而這正是 teamKube 推出新型會議的設計初衷。