郵件系統24小時監控 讓郵件也可以「凡走過必留下痕跡」追蹤流向沒煩腦 避免郵件成為資訊土石流
根據媒體報導，警方打擊犯罪常常依賴重點路口監視系統，如夜市多家攤位，疑似遭到一名紅帽白衣男子連續縱火，警方遂調閱附近超商監視器畫面，追緝這名大膽縱火犯；又如運鈔車搶案，兩名保全員遭到槍擊一死一傷，警方專案小組開會分析各種線索並擬定偵辦方向，根據附近商家指出，在案發之前，就有可疑男子在騎樓徘徊，警方除了持續訪查目擊者外，並調閱重要路口監視器以輔助辦案。
現在警察在辦案時，大多會從路口監視系統的錄影檔案中找到辦案的線索畫面，這不但可以作為呈堂證供，更成了打擊犯罪的利器及破案的重要關鍵。主要歸功於重要路口或地點都裝設有監視系統，隨時錄影備查，警方可以透過監視系統來尋找一點一滴的犯罪佐證資料，這樣的錄影備查的做法，讓警方備而無患，並加速破案的腳步。
做好郵件歸檔調閱準備 讓郵件檢索手到擒來
場景轉換並試想一下，在日常工作中，每天往來的重要郵件是不是也需要一個類似「郵件系統監控」的機制，協助將所有郵件歸檔下來呢？尤其一上班時就被大量的e-Mail信件給淹沒了，並開始透過e-Mail處理各項工作上的繁雜業務，可是當您想要找一封很久以前的重要郵件，但又沒有良好歸檔調閱機制，也不知從何找起時，該怎麼辦呢？或是許多業務往來、或公司機密的重要郵件，可能已經被轉寄或流傳到何方，但都沒有歸檔、調閱的機制？此時，若沒有做好郵件歸檔調閱處理，該怎麼辦呢？因此，做好郵件的歸檔調閱是相當重要的工作。
因此，企業組織應該開始正視郵件歸檔調閱，由Openfind網擎資訊所自行研發的Mailbase產品，可達到符合成本效益的主動式郵件歸檔（e- Mail Active-Archiving）策略，詳細記錄郵件系統的每一筆連線與收發信記錄，當重要郵件不知流向時，不但可以查詢郵件寄送記錄，並提供多欄位查詢功能，讓管理者在調閱信件時，在巨量、已歸檔的郵件中可快速查詢與處理。
往來郵件完整歸檔 提供郵件稽核追蹤管理
透過Mailbase易學、易操作上手的Web操作介面，以壓縮方式完整歸檔對內對外的信件，配合新信隨到隨查的快速巨量索引技術，只要根據權限輕鬆以全文、欄位或附檔等檢索方式，調閱相關已歸檔郵件的內容，使用者在任何地方透過網路就能找到要檢索調閱的郵件。藉由MailBase的導入，公司組織可以輕鬆完成郵件歸檔管理、檢索、調閱等各項功能，可確保提供日後的郵件稽核需求。
為了提供郵件調閱功能，MailBase整合Openfind自主研發的巨量搜尋引擎核心技術，資料結構則使用檔案目錄架構而設計，讓管理者可以輕易將資料搬移、複製至其他儲存媒體，避免利用資料庫系統之資料表異動、刪除等作法，以觸發複雜且高風險的資料庫系統管理議題。
因此，在現代倚重電腦e化及e-Mail的工作環境中，企業組織應該趁早開始著手做好郵件歸檔調閱的工作，讓管理者輕鬆完成郵件的歸檔調閱管理及郵件稽核工作，查調郵件流向沒煩惱！讓使用者透過簡易查詢，即可在大量備份歸檔的郵件中隨時檢索，調閱郵件。
郵件歸檔調閱好幫手MailBase輕鬆管理滴水不漏的郵件歸檔機制
MailBase 採用信件直接複製的架構，獨立於信件原本收發流程之外，除了可避免信件經過多層次傳遞影響收發信速度外，更可大幅降低影響到信件正常收發的可能性。有別於坊間市售產品採用閘道（Gateway）整合方式攔阻在原有收發信流程上，對進出信件進行歸檔作業，在此架構下將無法完整複製到由本地端寄至本地端（local-to-local）的信件。
極富彈性的郵件歸檔管理規劃
提供獨家郵件資料庫「掛載」與「卸載」功能，可用於郵件生命週期管理（e-Mail Lifecycle Management），配合郵件壓縮儲存的設定，管理人員可彈性定義歸檔週期，切割成不同的郵件資料庫，即可輕鬆做到線上（On-Line）、近線（Near-Line）、 離線（Off-Line）的儲存設備規劃。
極富彈性的郵件歸檔管理規劃
MailBase可設定以特定時間為單位，將該時間範圍之信件備份到一個完整的檔案目錄結構，由於該目錄已內含Openfind搜尋引擎所需之各項資訊，如：索引檔、Meta Data、原始內容等，管理者只需利用標準的備份軟體即可將該目錄備份到近線（Near-Line）或離線（Off-Line）的儲存媒體上。
快速巨量的即時索引技術
MailBase內建一套Openfind搜尋引擎，提供快速巨量的即時索引（Real-time Index）機制，提供新信隨到隨查免等待的服務。當使用者信件進入MailBase 系統後，彈指之間即可在檢索介面上查詢、調閱到新進的信件。相較於坊間以資料庫（Database）為歸檔儲存的SQL 查詢效能，可提供更有效率的檢索效能經驗。
強大的查詢功能與附檔檢索能力
供豐富多樣化的查詢功能，例如可針對寄收件人、標題、信件內文、各種不同欄位條件與郵件全文進行進階的郵件檢索，方便管理人員進行調閱工作。不僅如此，信件內含的各類文件附檔內容，也包含在全文檢索範圍之中，讓郵件調閱的工作更加完整與確實。
