高雄榮總Mail2000導入分享 穩定高效能容易管理的Web Mail系統

「我寄出去的信，對方說沒收到！？」
「有人寄信給我，為何我沒收到！？」
「我懷疑有人收走我的信！？」
「我明明沒寄，而對方卻收到我寄的信！？」

以上都是資訊人員每天會不斷被問到的問題，且必須是立即被解決處理的問題。因此，高雄榮總基於系統管理及使用者操作便利性的考量，決定導入Mail2000電子郵件系統。
高雄榮總全院計有1,000餘部電腦、2,000人以上的使用人數，在郵件帳號設定及使用記錄的查詢上，常會耗費許多人力及時間，且長久以來垃圾郵件的嚴重氾濫，讓資訊單位的郵件管理者面臨不少衝擊。原本院所使用的Send mail郵件系統，其單純的功能及使用介面，早已無法滿足院方需求，且為因應Web網路化時代的來臨，故規劃建置一套使用介面佳且兼具可攜性的電子郵件系統來取代。
其中，在系統管理方面，最主要包括帳號管理、郵件查詢系統存取記錄、垃圾郵件管理及系統使用統計報表。在帳號管理上，由於以往新進人員的帳號建置在未整合前都是採取手動方式，新進人員需先填申請單，再請資訊人員建置帳號，所以一旦遇到人員有異動時，就必須重新申請設定，造成管理者及使用者許多困擾，再加上要管理的系統愈來愈多，像是薪資或公文等系統，所以就更突顯出電子郵件帳號整合管理的重要性了。

成本及整合技術支援是主要考量因素

在93年高雄榮總就已經引進LDAP（開放式通訊協定），所以在網域、郵件系統及入口網站的整合是一個重要的課題，因此，「成本」及「整合技術支援」也是選擇導入Mail2000的最主要考量因素。
因為當時高雄榮總在決定要置換電子郵件系統時便發現，若使用Exchange，則因使用人數眾多，需要的建置成本也就相對的提高，除了成本考量因素外，一個安全、穩定且方便維護的電子郵件系統更是評估的重點；因此，高雄榮總最後決定選擇Mail2000電子郵件系統，便是看中其硬體需求較低，且使用者授權費也可大幅節省的特性。
另外，高雄榮總在導入Mail2000及系統轉置時，也透過單一權限控管和入口網站做了整合，並建置LDAP伺服器，整合使用者帳號、公共通訊錄及垃圾郵件管理，並啟用伺服器防毒模組。

安全性佳　便於垃圾郵件管理

郵件記錄查詢及垃圾郵件管理，是資訊室人員最常被同仁詢問的問題，也是高雄榮總決定導入Mail2000的另一個重要考量。因為透過Mail2000可以查詢「登入記錄」及「郵件記錄」，還可以看到使用者收發信的狀況，以方便了解使用者信件不見或收不到信的情形。再者，Mail2000可區隔垃圾郵件，減少區域網路使用頻寬，並強化內部郵件防毒功能，所以在安全性方面也受到肯定。
此外，身為管理者的資訊人員，在做相關報告時，也可以從系統使用統計報表中，看出使用率等具體數據，同時也可以了解垃圾信是從那裡寄來的？系統硬體是否需要擴充？上述種種寶貴資訊均將成為管理者維運重要的依據及方向，有效協助並確實掌握使用狀況，讓管理工作更得心應手。

可攜帶性高　隨時上網收發郵件

對高雄榮總的醫護人員而言，使用者常有的操作問題包括POP3、SMTP如何設定？信件資料怎麼備份？多人共同一部電腦該如何設定？在家也想寄信，但SMTP不對外開放？使用多部電腦，如何將個人通訊錄及信件複製到每部電腦中？如何讓辦公室同仁使用公用通訊錄？
Mail2000使用便利，可攜帶性高，透過瀏覽器可直接上網收發郵件，不需要再另行設定電腦，個人資料設定也都儲存在伺服器，可避免重複設定的工作。

配合客製化　滿足使用者習慣

高雄榮總在導入Mail2000的過程中，當然也經歷了使用者習慣改變不易的問題，因為大部份使用者都已習慣了原有收信軟體的操作方式，並在原有的收信軟體作好個人最佳化的設定，再加上Mail2000初期並沒有新信即時通知的功能，導致使用者有些許的不適應；但這些問題都在後來的客製化獲得完善解決，現在只要一進去高雄榮總院內的入口網，登入權限後，就可以馬上看到Mail2000的信箱資訊及信箱公告，非常方便。
雖然剛開始導入Mail2000時，使用的人數才幾十人，但慢慢地因為網路的使用率愈來愈高，且使用者已不被局限固定的場所及電腦，隨時隨地均可以收發信件，所以使用人數也逐日明顯的增加。
另外，在導入Mail2000後也發生了多重網域名稱及垃圾郵件管理上的許多小問題。因為許多使用者沿用舊有網域作為電子郵件位置，所以產生多重網域名稱問題，故建議院方增購多網域版本以滿足並符合較完整的管理功能；至於在垃圾郵件管理上，一開始與原有的Spam Mail管理系統整合後，發生「合法寄件人」功能無法正常使用的問題，建議只要將「合法寄件人」的判定順序優先於「過濾規則」，這樣就可以安全控管垃圾郵件。這方面也都在叡揚資訊團隊配合下，獲得完善的解決。
對高雄榮總來說，Mail2000不但讓系統管理者確實方便管理，其自動化的帳號管理、圖形化的管理介面，易於問題追蹤，也提供多種管理報表，有助於充份的掌握使用情況；也讓使用者能便利又安全的使用郵件，提高郵件溝通效率，進而提昇醫院整體工作效益。