池安科技因應混合辦公趨勢 導入Vital 雲端服務 優化營運效率、提高競爭力

池安科技股份有限公司為一密碼技術公司，專精於安全技術、安全晶片與區塊鍵應用開發，池安科技 (CHELPIS) 創立的使命是讓臺灣成為全球密碼產業中心，透過創建密碼產業生態系連結不同公司、研究單位、優秀人才，將卓越的密碼產品找到商業出口與市場。隨著公司快速成長，池安科技更加重視內部營運作業效能的優化，率先導入 Vital Finance財務會計管理、 Vital BizForm  智慧表單的數位工具，以利即時掌握營運成果和決策時機。

棄 ERP 選雲端服務 導入  Vital Finance  三大好處

「其實一開始沒有想到可以使用雲端系統。」池安科技財務長楊椀媜坦白地說，由於之前工作經驗多是使用ERP 系統來處理財會作業，忽略了池安科技的行業特性及規模，其實不太適合 ERP 這種聚焦製造業且有流程關卡設計的軟體。「後來選擇導入叡揚資訊 Vital Finance 財務會計管理系統，大幅提高財會作業的效率，不只可以即時過帳、找出異常傳票，還能快速編制與核對報表，讓管理者清楚掌握公司財務狀況。」

池安科技財務長楊椀媜 ( 中 )、特助劉玲汝 ( 左二 ) 與叡揚資訊  Vital Finance 、 Vital BizForm  和業務的專業服務團隊合影。

楊椀媜認為， Vital Finance  不只介面友善、容易操作，且大幅簡化財務流程，少了很多「為了做而做」的程序，因此隨時都可以編制及核對報表，這是導入之後最大的效益。

過往委外處理財會作業時，必須等待至少1-2 個月才能看到財報，而使用 ERP 系統，則遇到冗長的流程和需要設定多樣職務角色，不適合現有的公司組織，造成重工的困擾。導入  Vital Finance  解決資料不即時、繁瑣流程等問題，還可以依據使用需求快速產出多元性報表。

在即時產出報表外，導入  Vital Finance  的第二個效益就是，可搭配立沖帳項目，完整建立資產負債表各科目的餘額與明細資訊，未來若財會人員異動，也能快速交接工作，而且會計人員及會計師若要查核，也可以只挑有疑問的科目去查核明細，不必逐一翻找資料，非常快速方便。

第三個效益是符合現今混合辦公的工作型態。透過雲端服務讓員工遠距工作，不僅給予員工工作彈性和自由度，降低辦公室租金成本，對資源有限的新創公司來說尤為重要。

池安科技導入  Vital BizForm  智慧表單後，同仁不管是遠距辦公、出差等，都可以即時線上簽核，也能很方便在線上表單加註意見，簽核進度更是一目了然，不僅作業效率大幅提升，同時節省了大量的紙張支出成本、落實 ESG 節能減碳，為守護環境盡一份心力。

藉由  Vital BizForm  串起公司作業流程 大幅提升工作效率

池安科技特助劉玲汝則表示，自己常需要經手處理各式文件，加上池安科技提供職員混合辦公的工作彈性，過往若有紙本表單需簽核，必須等待簽核者進辦公室的時候才能審核簽名，造成文件累積，作業時間也變得無法掌握。因此，為了改善公司作業流程，並因應無紙化、數位化的趨勢，便開始搜尋相關解決方案，在比較不同廠商後，發現叡揚資訊的 Vital BizForm 智慧表單直覺化的設計容易操作使用、欄位設定彈性符合需求，且業務積極回應相關問題，因此脫穎而出，成為首選的廠商。

導入 Vital BizForm 智慧表單後，現在同仁不管是遠距辦公、出差等，都可以即時線上簽核，若對於審核的表單有意見回饋，也能很方便的直接在文件上加註說明、簽核進度都一目了然，更不用擔心在傳遞文件的過程中遺漏夾帶的紙本資料，作業效率大幅提升，池安科技也節省了大量的紙張支出成本、並落實ESG 節能減碳，為守護環境盡一份心力。

劉玲汝接著以請款單為例，以前紙本請款單的簽核程序較為麻煩，且憑證與單據的歸納存放也不易於日後查詢，但現在有  Vital BizForm ，池安科技可以根據請款內容設計簽核層級，包括經手人、財會人員、核准主管都可以在雲端上同時作業並核准， Vital BizForm  會記錄相關請款憑證、請款時間及核准流程，同仁不只清楚瞭解目前的請款進度，日後要查詢調閱記錄也非常方便。

在分享導入 Vital BizForm 效益時，劉玲汝也給予許多使用經驗的回饋，認為 Vital BizForm  定期更新也是一大優點，使用雲端服務的好處便在於與時俱進的特性。

對企業來說，選擇適合的數位工具不僅能做好財務管理、成為擴大營運規模的基礎，更可以妥善協助企業即時掌握決時機、改善作業流程，在變化快速的數位時代，有效提高競爭力。