【雲端決策專欄】翻轉辦公室雲端公文管理系統 Vital Official Document

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叡揚資訊特別推出以「精、速、實、簡、省」的雲端公文管理系統，讓中小企業輕鬆又安心的在雲端辦公文，解決公文管理、節省時間、金錢，享受便利與效益

各政府機關、金融產業及學校等為響應政府「電子公文節能減紙推動方案」，已陸續完成公文線上簽核管理系統建置，對於大型機關來說，建置一套公文系統所牽涉到的範圍廣，使用程度也深，動輒上百至千人使用，因此，從系統訪談到系統上線推動所需耗費的人時相對較高，這讓人力與經費有限的中小型機構望之卻步，但對於已經推動公文線上簽核系統的機關，確實感受到系統建置對於內部行政效率提升與成本降低的雙重成效。我們了解部分中小型機構也有與公務機關往返公文的需要，為了讓中小型機構也能享有公文線上簽核系統所帶來的便利性與效益，同時減少系統建置所需耗費的繁瑣程序與龐大經費，特別推出雲端公文管理系統以「精、速、實、簡、省」來協助中小型機構輕鬆擁有如大型機關系統建置所帶來的雙重效益。

線上公文系統的推動不僅是系統的e化，對整體機關內部行政效率提升更是一大躍進，對於人力較精簡但又有公文往返需求的中小型機構裡，公文文量每天少則2、3件，多則10來件，但仍有很多機關反應雖然公文文量少、但因缺乏記錄，往往不知道公文傳遞到何處，另外人員常因身兼數職工作龐雜，而遺忘簽辦公文，更甚者，萬一負責公文管理的同仁離職、請假或電腦損毀，要找到過往辦理過的公文根本就是不可能的任務。雖然眼前面臨這些公文管理的問題，卻考量內部環境、經費及人力不足而裹足不前，導致這些問題找不到解套的方案，無形中影響內部行政效率。

雲端技術在近幾年已經發展成熟，儼然已成為資訊系統發展的重要趨勢，對於中小型機構無非是莫大的福音，叡揚資訊擁有18年以上的公文管理經驗，為因應中小型機構的需求，特別研發既經濟又有效率的雲端公文管理系統，協助解決組織內部所面臨的公文管理問題，讓大家輕鬆又安心的在雲端辦公文，解決公文管理、節省時間、金錢等可貴資源。

雲端公文管理系統涵蓋公文辦理過程所需的收文、承辦、主管批核、發文、檔管作業。收發作業可整合電子公文交換、縮短收發文時效。提供線上簽核與紙本簽核公文流程控管，公文所有流程在系統中一覽無遺，不論公文辦理或查詢公文都是一件輕而易舉的事。

人性化介面

大幅降低導入陣痛期

人性化的公文製作介面，減少大多數使用者學習繕打公文的時間。兼具智慧與彈性的流程設定，透過系統自動化的預排流程，大幅節省承辦人流程設定；除此之外，公文辦理過程中皆可增加會辦公文流程，大幅提升公文辦理流程的彈性。雲端公文管理系統擁有親和性的介面設計，降低使用者適應與學習時間，也因此減少機關內部職務輪調或工作交接的學習時間，讓公文系統輕鬆上線。

完整的流程控管

隨時掌握公文辦理狀況

公文現在已經由誰接手辦理？流程走了幾天？透過權限控管的多維度查詢，可以快速掌握公文辦理狀態及流程，除此之外，以後再也不用翻箱倒櫃找以前辦理過的公文，便可直接透過線上查詢，瀏覽公文內容及辦理的記錄。

不在公司也能批公文

不在辦公室，也可辦公事！雲端公文管理系統支援在各種行動或桌機裝置，不論是PC、Mac、iPad、Android等皆可進行公文簽辦，不論辦公地點分散在哪裡，皆能提供協同作業，同時讓個人隨時隨地在雲端處理公文。當然，在人員休假時我們也有請假代理的機制，讓大家可以安心休假，不怕公文沒人辦理。

低成本高彈性應用

雲端公文管理系統建置時間快、成本低，大幅降低投資成本與機關內部軟硬體、人力部署及管理維護之精力與成本。更可隨著機關擴編與使用量成長，逐步增加使用人數，用多少付多少，更有效的使用每一分錢。

擁有資訊安全驗證

提供安全可靠的資安管理

叡揚資訊是台灣第一家通過ISO27001資訊安全驗證的SaaS雲端軟體服務提供廠商，完整的PDCA流程，協助內部同仁調整內部作業程序，做到雲端服務提供者的服務水準；對外部則能透過一套完整嚴謹的管理標準，確認對使用者提供服務水準的一致性。

由近20年導入公文系統經驗的專業團隊，研發的雲端公文管理系統 Vital Official Document，擁有「精、速、實、簡、省」的特性，將可成為協助您管理公文的最佳伙伴。