【特別企劃】Delay? Rework? 從改善團隊工作溝通做起
專案管理是一場在妥協中追求完美的競賽，專案管理者與團隊成員必須聯手規劃、有紀律地朝團隊目標一致邁進，精確地掌握彼此分工與時程，讓溝通無礙而能用最少的資源來應對可能發生的危機。
「軟體專案總需要在品質、時程、範圍等資源的取捨中達成目標，而時程緊張、需求抽象與新技術研發的不可預測性，加上系統整合介接的高風險，卻是管控軟體專案最常遇到的情況。這麼多年得到的經驗是，整體專案成敗關鍵往往在於人；更精確地來說，人跟人之間的溝通最難。」專案經理鄭秀芳如是說。
實務上，管理專案最常見的狀況是「PM用Microsoft Project或 Excel等工具來規劃資源與指派任務，而專案開始後，就改用email或Excel蒐集進度與彙整報告，因為從入行以來，許多專案經理就這麼做，從來沒有去思考：『工具的轉換是否造成資訊斷點？工作的銜接透過多少重覆溝通才能維持得住？有沒有更好的工具能協助團隊改善溝通這件事？』｣直到投入公司開發新產品的專案，鄭秀芳回顧過去經驗，重新思考若能有個雙向溝通回饋與記錄的平台，讓管理者能輕鬆掌握最新執行進度，可以隨時跟上級或客戶匯報該有多好；進一步她希望能盡量透明化執行細節，整個團隊資訊流通更即時，並且讓錯誤與異常可儘快被發覺與矯正；而這些期望都放進teamKube工作管理系統的設計中了。
改變一點點工作習慣 從工作規劃開始就掌握執行細節
teamKube工作管理系統的產品開發團隊從2010年，就開始使用teamKube作為開發團隊的溝通與進度管控平台。鄭秀芳以產品下一個版次的開發目標為主軸，透過樹狀結構的方法拆解，在teamKube上分解出工作項目、期限與負責人。某些項目再交由熟悉內容的專案團隊成員自行拆細，將工作層層展開。非似傳統top-down的工作模式，而是在「計畫等於執行，執行等同計畫」的氛圍下，達到全員規劃與分工，降低執行的不確定性，養成團隊具備自我管理的工作習慣。
計畫執行時，亦統一在teamKube回報，包括遇到的問題、決策判斷與解決方式，甚或期限修改、計畫修正，透明化的資訊讓夥伴知道上下游戰線情報，並適時補位與提供支援。對teamKube研發團隊的tech lead來說，運用teamKube除讓團隊資訊集中且即時外，更可提早攔截掉不妥當的設計細節；現在，產品開發工程師有很高的機會在週會/月會或階段性報告前，就能判斷出產品需要調整的地方，大幅降低事後彌補修改的資源浪費。
團隊成員的工作型態百百款 全靠teamKube搞定
以軟體專案開發週期為例，從產品的分析、開發、客戶出貨到客服，不同的工作型態，也都能透過teamKube達到傳達無縫、工作串連與經驗追溯的效益。口說無憑，看看開發團隊實際運用案例吧！
產品分析員：蒐集市場最新動態，為產品開發去蕪存菁
「為開發滿足客戶需求並創造符合趨勢的產品，我們需要隨時掌握新技術、蒐集合作夥伴與競爭者的最新動態，來應變與擬定產品策略。」鄭秀芳的最佳市調小幫手余佩融指出。
余佩融分享她的經驗說到，之前曾因業務人員在第一線接獲客戶反應某個市場上的產品，在整體介面設計上讓使用者感覺相當貼心，雖然被點名的產品特性跟teamKube並不相同，但專案經理看過之後，馬上請開發團隊及視覺設計師分析出值得學習的特色並進行技術評估，迅速提出分析報告讓業務跟客戶溝通更有依據。過程中，負責不同工作的成員都提出各自見解、充份交換意見，後來，產品的功能規劃也真的參考這份報告，讓她更覺大家的努力都沒白費。
系統工程師：一線服務遇到突發狀況，tamKube是最佳後盾
常為客戶安裝或升級系統的系統工程師 林俊宏就有過在客戶端想喊「救人喔!」的經驗值。雖然細心的他，每趟出發前都會按照蒐集好的客戶環境狀況，整理出現場SOP。但有次進了客戶機房，卻發現SOP不靈了！執行的時候出現問題，又苦苦思索不出解答。但解決客戶的問題刻不容緩，所以，林俊宏在徵得客戶同意後，馬上從teamKube遠端將疑點與現場線索送回給在公司備援的團隊夥伴一同診斷原因，並同時連上teamKube查找是否有類似經驗。
支援部隊找出原因與解決方案後，在teamKube教戰，不但讓他在客戶公告停機期間內排除問題，也完整留下了當時的處理方式。後來，這次的經驗值也幫助了另一位不那麼熟悉帳號整合的工程師，從此，整個團隊養成一種紀律，在出門為客戶服務前，除了要規劃事前準備外，SOP上還多了上teamKube參考歷史維運紀錄以模擬真實情境的步驟，讓升級或維運工作可以更精確，不但節省客戶時間，也顯示出團隊的專業。
林俊宏笑說，沒想到當初鉅細靡遺的紀錄會成為無形的團隊經驗寶庫，後續其他同仁再遇上類似情況時，都能查到他當時的回報，判斷能否解決自己遇到的問題。也因此後進們都在teamKube上認識這位在客戶端喊救人的學長，還真有點不好意思！
設計部門：不同部門與角色的想法都不同 溝通要面面俱到有訣竅
為了解客戶對工作日誌的需求，協同作業產品團隊在 teamKube 建立一個小型專案，進行客戶需求盤點，並請需求分析師張淑娟依據客服人員吳佩玲在teamKube上詳細的客戶關懷紀錄展開訪談，及提交訪談報告，最後，交給視覺設計部門接手設計雛形，並邀請業務部門、技術團隊等提出建議。
實際上這次的分工跨了四個小部門，這些跨部門多維度的溝通細節，全靠teamKube為這群不易聚集的團隊，不分時刻地詳實傳達彼此意見，計畫才能按時達成 (詳見附圖)。而事後業務跟客戶致謝時，有客戶提到：「雖然受訪期間會接到團隊不同成員的來電，但神奇的是，大家都很進入狀況，不會讓他有一直重覆講同樣話的感覺，當初答應要協助訪談本來有點擔心是淌混水增加自己麻煩，結果卻是還蠻開心的經驗。」現在就一起期待teamKube的新版囉！
「從懷孕到小孩出生就是需要九個月，但你能叫九位母親在一個月生出一個小孩嗎？ 而十個月才能完成的事，找十個人就真能壓縮在一個月完成？」這段源自《人月神話》(The Mythical Man-Month)的文字，正道出團隊分工合作的問題。再看「巴別塔」的故事更能知道，就算團隊的目標明確且一致、更具有充沛人力、資源、時間及技術等成功條件下，溝通不良的團隊只會帶來失敗。網狀溝通上的盲點或斷點，都可能成為壓垮專案的最後一根稻草；也讓有效溝通、凝聚共識並累積專案記憶更形重要。
協同作業環境產品事業處的團隊成員，因每一次的合作都生活在teamKube工作平台上，管理與溝通更簡單，有效提升生產力與團隊合作品質。