AI 公文系統再升級！助攻公路局強化智慧分文，提升行政效能

交通部公路局肩負全國省公路工程、公路運輸與公路監理等核心業務，服務範圍橫跨北、中、南、東及離島地區，轄下共 17 個所屬機關，公文辦理及保管數量更是交通部所屬行政機關中首屈一指，單就局本部而言，每月處理的收文及創稿案件約 1.4 萬件，其中收文比例高達 7 至 8 成，由於業務範疇極其多元，收文管道除一般的紙本掃描與電子交換外，還涵蓋電子郵件、院首長信箱及監理服務網等外部介接系統，在面對龐雜的收文來源與行政人力逐年縮減的雙重挑戰下，如何提升分文效率並精準判別主辦單位，成為公路局近年來致力突破的關鍵課題。

AI 智慧助理「小鹿」，協助智慧分文精準度達 90%

為解決龐大的公文量，公路局積極升級公文系統的 AI 相關功能，包含智慧分文、全文檢索及詞彙校正等功能；交通部公路局秘書室倪運壽主任分享：過去，收文分文作業高度仰賴人工判讀，同仁得逐字檢視內容跟附件，即使經驗豐富、具備快速閱讀能力，處理起來還是很耗時。由於公路局業務性質多元且分工細緻，一旦分文判定有落差，往往成為文書人員與承辦單位摩擦的導火線，對業務繁重的承辦人來說，協調改分更是額外的負擔。

如今透過 AI 智慧助理「小鹿」，系統能自動分析公文內容並建議分辦單位，智慧分文準確率高達 90%，同仁僅需簡單檢視並點擊確認，公文即可迅速分文至對應組室，這項技術的導入，不僅大幅減輕了文書人員的負擔，更讓公文流轉速度顯著提升，實現了從「人工判讀」到「智慧輔助」的跨越。

從技術磨合到功能進化，AI 智慧分文的落地關鍵

「說實話，剛導入 AI 智慧分文正確率並不高。」倪主任坦言，由於智慧分文高度仰賴既有公文資料進行學習，在初期磨合階段，AI 助理「小鹿」的功能偶爾會出現小波動，必須由人員配合監控以確保流程不中斷，但在叡揚資訊公文團隊的即時協助下，使 AI 功能逐步提升推薦分文準確度，並在不影響既有作業節奏的前提下，順利將 AI 智慧分文納入 SPEED 公文系統的日常運作中，實際成效亦超出原先預期。

直覺化設計快速上手，優化基層作業效率

數位轉型帶來的效益，也正逐步延伸至業務繁重的局屬機關，以臺北區監理所為例，面對過去極其沉重的收文負荷量，交通部公路局資訊室張永青主任分享：「同仁對於最初導入 AI 智慧分文、改變作業模式難免抱持保留態度，擔心學習成本會干擾現有的工作節奏。」

然而，SPEED 公文管理系統採用了直覺式操作介面，將繁雜的資訊簡化，同仁無需在層層選單中搜尋或記憶繁瑣的代碼，僅需透過「所見即所得」的簡單核對，即可完成分辦，這讓實際導入過程變得如期順遂，同仁僅透過短短 10 分鐘的引導與操作說明，收文人員便能迅速掌握 AI 智慧分文功能，這種「低學習門檻、高效益回饋」的轉換體驗，讓基層同仁的疑慮迅速轉化為好評，充分展現當科技真正契合使用者需求時，轉型不再是負擔。

穩健行政模式，樹立數位治理新標竿

正如交通網絡的順暢仰賴智慧化的管理，公路局透過叡揚資訊 SPEED 公文系統，成功疏通了行政作業的壅塞瓶頸，透過加值 SPEED AI 模組與數位檔案管理的機制，不僅讓龐大的公文流轉如同高速公路般暢行無阻，更建立了穩健高效的作業模式，為政府機關數位轉型樹立了新典範。

未來，公路局將持續與叡揚資訊深化合作，共同推動具備高度安全性與實務可行性的 AI 公文應用，呼應國家「AI 產業化、產業 AI 化」之發展方針，並進一步實現交通部「人本交通、便捷臺灣」的整體願景，為政府行政效能與公共服務品質奠定更穩固的數位基礎。