校務流程數位化 公文AI小鯨助學校從紙本走向智慧行政
叡揚資訊於2026年3月18日舉辦「電子公文再進化 校務流程智慧升級」研討會，從公文AI輔助撰稿、系統流程優化，到大同大學導入叡揚公文系統的第一手經驗分享，吸引眾多台灣大專院校的資訊與行政主管熱烈參與，尋找校園行政效率升級的實務解方。
叡揚資訊公文暨服務管理直屬事業處劉玉雯處長在開場時提到，許多新任老師或同仁報到時，第一個遇到的難題往往是「不知道怎麼寫公文」。這個看似小事的困境，其實點出了公文系統在組織行政運作中的核心地位。
叡揚資訊成立至今已邁入第40年，從大型主機時代一路走到AI時代，見證了軟體產業技術變化之快。劉處長指出，本次研討會的核心命題是：AI不一定要仰賴昂貴的GPU設備，透過流程最佳化，同樣能有效提升公文處理的生產力與準確性。
AI 賦能 公文智慧化
叡揚資訊解決方案顧問劉偉霖指出，根據調查，「文件與內容生成輔助」是AI在行政領域占比最高的應用，在一般學校更達34.71%，反映出公文撰寫等高頻率行政工作對AI輔助的需求最為迫切。
叡揚自2019年起將AI導入SPEED公文線上簽核管理系統，推出智慧助理「小鯨Copilot」，從例稿推薦、智能搜尋、詞彙校正，到2023年整合生成式AI，持續進化。承辦人員只需口語說明需求，小鯨便自動生成符合機關公文文化的草稿，並標示重點、自動校正同音異字。簽核時，自動節錄來文重點，一鍵生成簽呈或函復稿；搜尋時，可透過全文檢索快速找到符合的公文或附件；文書作業上，更能輔助智慧分文與案卷著錄摘要，讓AI先行處理、人員簡易進行確認，可大幅提升整體效率。
展望未來，SPEED將進化為「公文知識庫」，同仁可直接透過對話請AI整理近3年預算資料或重大決策摘要，讓多年累積的公文不只是存檔備查，而是隨時可調用的組織智慧。
30年經驗的系統 用流程設計SPEED UP行政實務
叡揚資訊產品導入顧問 賴堯民 指出，公文容易積壓、人員異動後業務銜接困難、資安防護需求日增，是許多學校行政單位共同面對的現實。
SPEED累積逾30年建置經驗，超過2,000個機關單位採用，學校超過800家，每日使用人次突破20萬。系統涵蓋從收文到歸檔的完整循環，電子來文自動帶入登錄欄位、紙本來文AI OCR批次轉入、行動裝置隨時簽核、主管儀表版即時掌握進度，系統依資通系統防護基準「高等級」規劃與建置，有效強化資料安全，並符合學校實際保護需求。
大同大學的公文數位化之路
大同大學資訊工程學系講座教授、前圖資長包蒼龍，完整分享大同大學從紙本公文走向電子化、再升級至新版SPEED系統的歷程。2007年推動數位化時，包教授定下一個關鍵原則：系統導入時，不要僅以既有作法思維為依據，進而要求廠商量身客製；此舉不僅增加建置成本，亦將影響後續升級與維運彈性；「推動數位化，宜以產品化思維為原則，降低客製化程度。」透過叡揚系統彈性設計與許多參數化設定，即可快速導入各項需求，並有利於未來新技術及新功能之持續升級。
導入後成效顯著：大同大學分享近6年公文辦理總件數從12,056件穩定成長至13,217件，雖然業務量增加，但行政效率反而更快速。歷史公文可透過關鍵字全文檢索即時調閱；疫情期間或是長官外出開會時，可透過行動裝置遠距簽核讓作業不中斷。包教授也提到，隨著叡揚持續深耕AI機器學習，大同大學未來傾向訂閱AI相關功能，讓行政工作進一步減輕人工負擔。
叡揚持續深化AI應用 協助校園行政從數位化邁向智慧化
本次研討會從AI技術趨勢、系統功能到客戶實戰，完整呈現校園電子公文從「能用」到「好用」再到「智慧化」的進化路徑。大同大學的經驗證明，電子公文系統不僅能解決日常作業痛點，更能成為校園知識管理與數位治理的重要基礎建設。未來，叡揚資訊將持續攜手各校，共同推動校園行政智慧升級。