A+ A A-

一小時到兩秒鐘的高效奇蹟 Vital CRM 協助棨楊學員 管理化繁為簡

撰文 | 叡揚資訊 雲端事業處

 

 
進棨楊位於中山北路的場域,看不到悠閒喝咖啡的人群,取而代之的是認真的學員目不轉睛盯著咖啡豆,烘豆,專心的態度令人印象深刻。「棨楊的課程相當多元,包括國際咖啡師、烘豆、拉花、 開店創業、講師培訓等課程不斷進行,Vital CRM 的確為我們過去以紙本管理學員資訊的傳統模式,提供了極高效率的解決方案。我們曾經為了要找一個學員資料,在密密麻麻的紙本裏翻了 1 個多小時還找不到, 現在透過 Vital CRM 可在兩秒鐘內一鍵完成,節省人力與時間讓團隊相當有感。」棨楊餐飲股份有限公司 Cindy 表示。
 
棨楊的 J.Coffee School 為全台第一家由教育部核准的咖啡補習班,以文化創新的理念,將台灣獨有的人文與創意融入咖啡之中,透過系統化的教學,傳承咖啡文化給有意在咖啡領域中深造或準備開店創業的學員們,讓 所有想學習咖啡的朋友們有一個同時兼具咖啡與文化創意的全方位進修、教育平台。而 Vital CRM 的導入也讓棨楊在上千筆累積的學員管理中更加得心應手。
 

導入 Vital CRM 解決紙本在分類、 追蹤及搜尋學員的困境

Cindy 表示開始進行咖啡師教學後,每個月都在舊雨新知的推薦下不斷有新生加入,光是咖啡師的培訓就有分為初級、中級及高級班, 還有烘豆師、研磨沖煮課、感官等多元課程。 加上每個課程的結業時間不一,公司需要紀 錄每個學員包括是否上過課、通過考試、是 否需要加強、何時需要上課等資訊,剛開始 的時候人數不多,用人工紙本或 Excel 還能夠管理,但隨著學員人數的不斷增加及課程的多元化,分類、追蹤及搜尋學員資料便成為團隊中最耗費時間的工作,因此經過討論決定透過數位化解決這個問題。
 
也由於公司就位於叡揚的附近,叡揚服務代表非常熱心的瞭解公司需求,並協助導入 Vital CRM,讓我們體驗到雲端管理的強大功能。Cindy 說剛開始使用 Vital CRM 遇到的問題在於它的功能太強大,許多功能不知道如何運用,但是叡揚資訊提供多元的教育訓練機會,除了在雲企塾學習其他公司的運用方式獲益良多,叡揚的服務代表也隨時解決我們的問題,讓學習過程遇到的困難迎刃而解。
 

循環與不定期的課程活動 用事件活動做管理,提高工作效率

Cindy 笑著說過去以紙本記錄學員資料時,每當新課程顧問到職或臨時急需找尋學員資料,總需要耗費超過一小時才能找到「可能正確」 的學員資料。使用 Vital CRM 之後,可輕鬆利用標籤分類學員上過的課程、考照結果、繳費狀況、事件活動的報名紀錄等搜尋條件,只要兩秒就可以快速找到正確的學員資料與紀錄, 讓學員服務及員工經驗銜接毫無斷層。
 
在所有功能裏面最常用的就屬事件活動,由於棨楊的課程有分為循環及不定期開課課程,公司可先預訂好課程通知,不會到時候才手忙腳亂,Cindy 說公司的團隊精簡,Vital CRM 的協助讓人力時間的節省及學員管理的精準度同時提升。
 

雲端服務代表導入技巧

如果您跟棨楊一樣是顧問課程服務業或是有很多不同的課程、活動與專案,有許多循環與不定期的變因,建議可以使用 Vital CRM 中的 「事件活動」功能,將每個課程設定為一個事件活動,並加上加購的客戶收集器功能,將報名的名單直接匯集至該課程的事件活動中,每一課程顧問都能即時看到報名狀況與報名者的資訊,節省很多整理名單與確認資料的工作時間。