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煜盛股份有限公司 突破持續成長屹立不搖

 

撰文 |  叡揚資訊 行銷部

平日搭公車、捷運上下班,假日跟親友開車出遊逛街,跟小孩一起騎腳踏車,這些你我生活中常踏足,帶領我們通往各地的馬路、腳踏車道及人行道,許多都是由煜盛股份有限公司所製造、鋪設,煜盛公司不僅是台灣第一家製造生產超微粒重質碳酸鈣的公司,還開發具有抗滑、透水,防止車輛滑行危險並降低地球溫室傷害的彩色路面材料與施工方式,其產品穩定和優越的品質,深獲道路交通管理人員及學術研究專家的肯定。

歷經 36 年來的成長,煜盛公司不斷 運用新科技產物的工具與技術,搶佔
數位世界的商務經濟,讓公司得以不斷創新成長屹立。
 

服務遍及海內外 經驗與知識傳承迫在眉睫

 煜盛公司於台灣之北、中、南區均設立營業所服務國內外客戶,在國內外也都設有工廠,隨著公司成長,經年累積下 來的資料量已非常龐大,僅透過紙本或 File Server 儲存已難快速、輕鬆找到正確的資料,不僅耗費許多時間也需要龐大的空間來儲藏。

另一方面許多資深同仁陸續退休,經驗與技術的知識傳承已迫在眉睫,煜盛股份有限公司資訊中心張執中副理表示:「隨公司規模 逐漸龐大,有些部門 File Server 建立的資料夾已經不是一兩層,有可能是十層以上,若權限擁有者不在,同仁可能兩三天都找不到資料;且營業部、品保科公布的辦法或文件,各單位都會在自己的部門文件留存一份,同份文件就會被下載到數個單位,除造成磁碟空間浪費,也無法確認各單位資料是否跟上最新版本。」

 

翻轉使用習慣 導入 Vitals ESP 建構無紙化目標 

在數位轉型過程中,煜盛公司參考馬偕紀念醫院等許多業界的大型解決方案,並與其交流詢問遇到那些問題、是否容易上手,經詳 細評估後導入叡揚 Vitals ESP 知識管理企業雲,讓知識管理、經驗傳承等問題迎刃而解。

張副理指出:「導入Vitals ESP 除翻轉同仁的使用習慣,新人能快速找到資料,不像過去需要主管或具權限者告知檔案路徑,更重要的是,要藉此達到煜盛的未來目標『無紙化』,減少紙本與空間的浪費。」

在導入階段,有別於其他公司,煜盛公司的資訊單位屬管理層級,在總經理全力支持下,推動非常順利、快速,許多單位系統操作都沒問題,反而是無法判別那些文件、檔案需要建立,或是許多敏感、機密的資料是否能放上去,為因應此問題,叡揚資訊顧問團體與煜盛公司討論後,建議同仁先將資料上傳,先求豐富性再求正確性,培養同仁使用習慣後,再逐步調整各處室管理方式。

張副理表示:「從導入 Vitals ESP 使用至今,能輕鬆解決煜盛長期以來的知識管理和經驗傳承問題,其全文檢索、版本控管、資料比對、權限設定及訂閱等功能功不可沒。」

全文檢索 

過往若有人員離職,還要跟新進員工說明文件存放路徑,尤其是不常用的文件,但現在常用文件只要到部的目錄就可找到,不常用的文件或跨部門的文件只要關鍵字搜尋就能找到,無需知道文件位置,從過往要兩三天東問西找才能找到資料縮短為幾秒鐘,大幅提升工作效率。且只有個人有權限的文件才會顯示在搜尋結果中,機敏性文件依然排除在搜尋清單中。

版本控管

透過關鍵字搜尋就可以找到最新最正確的文件,並透過版本比對一目了然最新版本與任一版本的差異處,確保每次改版後,同仁取用的文件具有正確性、唯一性。

權限設定 

過往各單位會打電話要求資訊中心開某文件夾權限,而 Vitals ESP 可將文件瀏覽、下載、編輯等權限下放到各單位管理者,由各單位自行控管權限,除節省資訊部門人力,也避免資訊人員直接處理機敏性資料,確保營業秘密及個資安全。且研發相關的文件都不能讓閱覽者下載,只能線上閱覽並結合浮水印功能,即使手機翻拍也會拍到自己的名字,有效嚇阻資料外流的風險。

訂閱功能 

此功能讓對的資訊即時傳給對的人,公告辦法的單位可利用指定訂閱功能通知相關單位,同仁也可主動訂閱與自己相關的文件和會議資料,避免資訊落差。

客戶的事就是叡揚的事 叡揚用心煜盛揪甘心

張副理在 IT 領域經驗豐富,也經常與多家國內外資訊廠商配合,無論在功能、效能、服務等方面都有高標準的要求,回想當時選商過程,張副理笑笑地說:「評估導入 Vitals ESP 的原因中,除了導入時間短、瀏覽器相容度高、行動裝置皆可使用很便利,持續版更且系統穩定度高,是公司經驗傳承和知識管理的好幫手之外,叡揚願意持續投資、創新、研發自己的產品,顧問團隊也都把我們的問題當作自己的問題處理,讓我們感受叡揚的用心,對我們來講這就是最重要的事情,相信未來善用 Vitals ESP 能讓煜盛持續成長屹立不搖。」

 
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