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你的交辦又石沉大海了嗎?

【撰稿:嘉威企管顧問有限公司 經營績效改善部門實踐師 丁小媗】

所謂對症下藥,不但可以用在事情,對「人」更是立竿見影。不同的觀念會影響我們的行為,成為不同的特質,並左右我們的人生。心理學家透過「人格十六型」來了解人類千變萬化的個性,容格(C.G. Jung)則把人的行為特質歸類為「外向與內向、實感與直覺、理智與情感、獨立與依賴」四對性格傾向(如下圖),我們只要認知彼此對時間的想法與做法,就能加以指導或協助,提升工作效率。 但執行力的展現,不能只是由不同人格特質下手,因為人都有「惰性」的通病-一份報告週四要交出,你絕對不會在週一就寫好,不是嗎?

紙本、人工、口頭OUT teamKube工作管理系統讓效率成金

避免不必要的會議 就從個人工作管理開始 日本工作術女神勝間和代,從「溫蒂女」(指不想長大,依賴別人,等待彼得潘的女生)變成年薪超過600萬日幣的大型外資證券分析師,靠得就是「To-Do List」,善管計畫工作表,並定期追蹤目標,以落實執行力! 拉回到企業內部,早在10多年前,當統一流通次集團總經理徐重仁看到報紙上刊出星巴克引進日本的報導,隨即剪下報紙,飛到美國、日本作實際考察,最後就種下台灣咖啡女神的旋風契機。

內部訊息傳達指派 是執行力關鍵

「看到好東西要記下來,但最重要的還是執行,」徐重仁說。組織內充滿著許許多多的創意發想、新計畫、新策略,但往往這些火花消逝於會議口頭間、便利貼、會議記錄、筆記本裡,所有的資訊都散落於各處。根據日經雜誌調查,白領階級會處理大量資訊及傳遞行為,故如何讓資訊在傳遞過程中,最暢通無阻、清清楚楚、能量倍增就是執行力彰顯之所在。

揮別口頭、便利貼 線上交辦一目了然輕鬆追蹤

「工欲善其事,必先利其器」, teamKube 工作管理平台就是一套能協助工作團隊中所有成員能輕鬆做好工作管理,落實執行力的最佳輔助系統。在teamKube的團隊工作溝通平台上,不僅提供任務的「交辦」、「稽催」、「追蹤」、「線上開會」等功能,更能彈性配合各種工作流程與工作分工,搭配會議召開目的,在會前幫助會議資料的彙整、將會議資料提供給所有與會人員,並提供線上討論的平台讓異地討論也能順利進行,會中的任何決議都能馬上交辦,達到議而決、決而行的目的;會後,所有會議與決議任務相關人員,都能馬上收到會議紀錄與待辦工作,並持續追蹤所有執行成果。

凡走過必留下痕跡,過程中所產生的附件檔案、工作建議等資料也都清楚記錄在系統中,除了可供使用者查詢傳承外,上屬也可利用相關的統計分析資料來做為績效考核的依據,提升實質的團隊工作效能與效率。

結合行動裝置 不進辦公室也能辦公事

此外,teamKubePlzHelp模組結合了智慧型手機的拍照、錄音、錄影功能,讓行動商務人士不在辦公室,依然能確實掌握工作進度。

總結來看,執行力,需要企業內各位成員不斷地努力與堅持,良好的工作團隊搭配 teamKube 的協助,才能保持領先!

測試開會沒效率指數

做好日常的檢視與管理,就能更明確地知道目前各個工作事項的執行

情況與亟需討論的問題,透過下列問項可判斷是否有開會的需要:

會議是否非得立即召開?

  • 如果不開會,事態是否會變嚴重、一發不可收拾?
  • 開會後能否有助於改善業務效率、提升利潤?
  • 透過面對面溝通或討論,是否仍無法傳達相關訊息?

召開會議前,應依不同會議目的採用不同開會方式(如下圖),而會議主持人也應事先規劃議程及時間,千萬別找與會議不相干的人進來,畢竟開會是有成本的!當然,會議結束後,一定要產生結論或行動對策,這樣才算是一個良好的會議。