電子化政府的幕後推手
行政院研考會 站在資訊科技潮流最前端
行政院研考會資訊管理處處長盧鄂生口述
編輯部整理
若您對最近熱門的「電子公文」議題不陌生的話，那您一定對「行政院研考會」(全名行政院研究發展考核委員會)名稱相當熟悉。沒錯，行政院研考會成立於民國五十八年，於七十六年一月組織條例制定公布後，正式成為行政院的常設機關，負責辦理研究發展、綜合規劃、管制考核、資訊管理及政府出版品管理工作，其中對於推行行政機關辦公室自動化、協助推動公文處理現代化、修訂公文電腦化作業規範及全面推動所有政府機關公文電子交換等事宜，這不但是資訊管理處重要職掌之一，更被列為推動電子化政府之標竿計畫。
搭乘網際網路列車 全新出發
研考會於民國八十六年即引進文書資訊管理系統，其主要系統架構以Client/Server為主，每年文量約三萬件，主要文件往返為各部會及縣市政府機關。隨著近幾年科技發展日行千里，在網際網路一片e化浪潮中，「速度」及「安全」成為公文系統一大要求，研考會提倡以移動資訊而不移動人的方式，建構電子化/網路化政府。
由於舊系統未提供公文製作功能而只負責公文管理作業，文件透過網路拷貝到檔案伺服器上，常因此而產生文件遺失的情形；且當系統同時有多人使用時，系統使用效率便會降低，影響文件存取速度；而對於文件大量簽收、送出的單位，由於作業繁複常產生文件堆積、延宕；另外，舊系統未能配合新科技達到電子交換的需求等問題，因此研考會於民國八十八年著手規劃改版事宜，以公開招標方式評選「公文資訊系統」設計開發廠商，在經過目前國內多家開發廠 商激烈競爭後，叡揚脫穎而出成為新世代電子公文系統開發廠商。
引用最新技術建置公文系統 新一代的公文資訊系統以Web架構為主，整個專案從瞭解現況、需求訪談、系統分析、規劃設計、原型模擬等，即花了大約三個月的時間，主因是系統範 圍涵括的層面較廣，除了公文管理系統所包含的總收文作業、登記桌作業、承辦人作業、單位收發文作業、總發文作業、檔案管理作業、稽催作業、查詢作業以外，還包含了公文時效管理、立委質詢案件答覆、院長電子信箱、人民陳情作業等外掛系統，其中應用許多電子公文最新技術，如線上簽核、XML與 Word傳遞格式轉換、公文電子交換、結合前置處理器(FEP)、IC智慧卡、檔案影像掃描等，此外，系統亦考量研考會中部辦公室的需求，透過網際網路，在安全的作業環境下進行資訊交換，所以整個專案從分析設計到完成上線，研考會及叡揚均投入相當多時間及人力，在研考會資管處、秘書室及其他處室代表的協助，再加上叡揚資訊SPEED事業處專案團隊努力下，系統於八十九年五月開始為期二個月的測試，而於七月正式上線。
系統建置經歷的困難
系統合作開發過程中，一項非技術性的重大考驗便是系統上線時的全面推動作業。由於新系統推動時往往有舊系統包袱，使用者習慣舊系統之操作方式、主管習慣既有人員互動模式，由於系統使用者幾乎涵蓋了所有研考會成員，而每個流程皆環環相扣，使得系統剛開始上線階段，叡揚與研考會即投入相當大的人力及時間進行輔導，不但安排多場的教育訓練，叡揚更委派工程師長駐研考會以隨時解決使用者的操作問題。
另外一項系統推動重點便是公文線上簽核作業，盧處長表示「公文系統不走線上簽核，那麼電腦就只能視為超級打字機器而已」，由於中高層主管仍不習慣使用電腦處理事務，大部分時間多是開會或批核公 文，電腦開機不多，上網更少。有鑑於此，研考會於推動時曾進行三部曲：首先由首長不定期發動E-mail活動要求全體同仁回覆，其次推出簡而易行之各類電子表單線上簽核，讓主管漸漸習慣隨時使用電腦，再選適當時機進行電子公文線上簽核，真正發揮無紙化作業境界。
實現公文電子化的理想
公文資訊系統經過叡揚與研考會辛苦付出後，已逐漸展現了它應有的效益：
1.流程嚴格監控 系統除了引入條碼以加速公文處理時間外，每一單位簽收、送出時間點均有詳實之紀錄，主管可 利用稽催管制作業為公文流程嚴格把關，以減少未結案公文流浪的情況，防止公文延宕問題。
2.系統集中管理 以往Client/Server系統架構轉換現行Web架構後，大幅節省資管處系統維護人員維護成本，而公文範本格式集中控管、統一公文製作品質，且文件集中於伺服器中管理、安全性高。
3. 公文電子交換 公文電子交換可說是徹底顛覆傳統「跑公文」的傳遞形式，系統可配合各種發文方式進行各項發文設定，直接將公文Word檔案轉換為可傳遞的XML格式，只要一個按鍵，系統便可將公文透過前置處理軟體傳送出去，加速資訊溝通速度。
未來的推動與發展
為了協助各政府機關建置公文資訊系統，研考會於九十年一月十七日舉辦「行政院研考會公文資訊系統移轉建置使用說明會」，希望藉由移轉建置方式將本系統推廣到相似性質之政府機關，盧處長表示：「系統移轉建置專案時程快，版本統一，失敗機率小」，目前已有菸酒公賣局、原子能委員會正在進行移轉建置當中，而下一步則希望容納不同類型及規模之機關需求開發整合型模組化之公文系統版本，以提供資訊人力經費較短缺之機關參考選用，以早日實現電子化政府數位行政藍圖。