國科會無紙公文線上簽核作業經驗分享
專訪：董湘興（行政院國家科學委員會資訊小組高級分析師）
前言
因應行政院節能減碳政策，行政院研考會於98年3月6日提出「電子公文節能減紙推動計畫(草案)」，要求行政院及各部會行處局署院，落實推動公文電子化處理，並實施公文線上簽核作業，國科會資訊小組為配合上述要求，推動實行「國科會無紙化公文推動規劃草案」。
本案計畫目標為民國100年12月31日前完成公文電子化處理節能減紙30%，以及推廣實施公文線上簽核作業，計劃實施對象為國科會各處室、各科管局(含新興園區、基地)及各駐外科技組，由國科會及所屬機關自訂推動評估基準，採行政院共享式資訊服務架構，同步推動國科會及所屬機關資訊服務業務，逐步達成節能減紙目標。
現況分析與實施計畫時程
國科會現行公文書來源大致可區分為紙本公文、學術獎勵補助業務線上申辦及電子表單等三大類，全年總計約有14萬件(以97年計)，其中線上申辦與電子表單已全面採用無紙化處理，節能減紙已達到總文量57.57%(件數約80,229件)；唯因線上申辦所附之電子資料檔案過於龐大，影響電子加簽速度，以及電子表單不需辦理歸檔，暫不考慮電子加簽，另紙本公文中文別為密件公文，以及附件為報銷單據、憑證或書籍等公文，亦不適合電子加簽，故未來實際可實施無紙化線上簽核者約29,180件。
在適合實施無紙化線上簽核的29,180件公文中，外來文及創簽/創發文中分別有11,654件(約61.13%)及4,066件(約40.20%)為處室主管直接決行，其餘才需呈請機關首長、副首長或主秘等決行，而存查類之外來文計9,965件(約52.27%)在實施電子加簽又較函覆類容易，因此除密件公文，以及附件為報銷單據、憑證或書籍之公文不納入考慮外，國科會實施無紙化線上簽核擬分三階段進行：
第一階段：自98年7月至12月，實施範圍為存查類之外來公文、處室主管決行之外來公文、以及其他外來公文(由承辦同仁依文稿之複雜度自行決定)，此外為配合線上簽核作業，請各處室提供擬掃描之紙本公文類別，預計可達到16,567件，佔全年紙本文量之28.02%。
第二階段：自99年1月起，除第一階段繼續外，擴大範圍至處室主管決行或其他之創簽/創發公文，預計可達到22,448件，佔全年紙本文量之37.96%。
第三階段：自100年起，全面實施無紙化公文線上簽核作業，預估可達到24,371件，佔全年紙本文量之41.21%。
線上簽核作業說明
公文收受有兩種方式，一是電子交換公文，另一是紙本公文送到單位，電子交換公文的處理作業流程是，公文收到後，總收文不需印出，而是直接分派到各承辦單位去辦理，承辦單位可以直接在電子公文上批示相關意見，然後再將公文轉到會辦單位，會辦單位也可以直接在電腦上登打意見或是要瀏覽來文，最後文在往上陳核，上級長官一樣直接在電腦上處理相關意見，最後則是進入檔案室存留，若需回覆函文則是轉到發文室，再以電子交換公文的形式轉發出去。所有中間會簽過程的意見以及要檢附的資料皆是以電子化形式歸檔。各處室公文線上簽核的相關作業說明如下：
總收文
- 電子交換來文：所有電子來文收文登錄時皆設定為線上簽核，總收文不需列印電子來文資料，得直接分送承辦單位。
- 紙本來文：來文(參照各處室提供擬掃描之紙本公文類別)先貼上條碼再掃描，並登錄設定為線上簽核。
承辦單位
- 承辦同仁針對公文內容為存查類或可由處室主管決行者，而以無紙化線上簽核辦理。
- 其他類公文若內容複雜度甚高，則可列印成紙本，以紙本公文之方式辦理。
- 紙本來文採線上簽核作業，紙本來文由承辦單位於結案後送檔案室統一保管。
會辦單位
- 若承辦單位已設定無紙化線上簽核之公文，會辦單位需以線上簽核方式辦理，但可自行列印紙本參考。
決行單位
- 若公文係以無紙公文方式陳核，決行單位需以線上簽核方式決行，但可自行列印紙本參考。
- 決行單位得授權秘書以線上簽核方式送出公文。
成功關鍵與推動效益
公文線上簽核計劃主要推廣建置的單位是國科會及其下屬各個科管局的資訊與文書兩部門的同仁，在推動的過程中，有幾大成功關鍵因素：
- 首長支持：政策明確，首長全力推動
- 各級長官及同仁支持：透過使用者座談會及教育訓練充分溝通，讓使用者了解推動無紙化公文作業的目的以及效益，排除使用者疑慮，並藉此溝通管道確實掌握系統須改善之處。
- 審慎規畫實施順序：耐心及堅持，逐步適應，習慣改變需要時間
- 上線計畫：事前充分準備，事後服務到位
推動無紙化公文，也可以達成知識的有效管理及累積，所有的公文皆電子化作業後，在系統上可一目瞭然的知道需辦理的公文量，不會有所遺漏，資料的調閱也較以往快速方便，而系統詳實記載公文處理流程，可以確實掌握公文辦理狀況，在責任的歸屬上也更為清晰。
國科會的無紙化公文線上簽核作業以共用式資訊服務系統為架構，其效益如下：
- 資源共用：系統所需軟、硬設備均採集中規畫建置與管理，資料亦採集中存放、集中備份，例如原先四個機關本來要各別做的事情現在是集中在一個主管機關即可，減省各機關進行系統開發建置、保固維護等所需重覆投入之人力、時間及經費，並得以快速導入新設置單位(或基地)。估算約可節省1/3~1/2的成本費用。
- 系統整合：與其他業務系統如學術補助系統、電子表單、e網通等橫向整合，得直接產生公文函覆稿，並隨時查詢公文辦理情形，減省資料重覆登錄。
- 電子交換集中：統一由國科會XML Box進行電子收發文，各科管局、各駐外科技組等不需另行維運相關軟、硬體。對於組織機關的調整更為彈性，不會受限於軟硬體的限制，因應政府組織改造需求。
- 業務標準化：各主要功能如總收、登記桌、承辦人作業、總發、檔管、文書製作、線上簽核、影像掃瞄等均採標準化、一致性設計，並擷取各機關原系統優點，提供更便利的操作功能與介面。可簡化業務流程，提升公文辦理時效，對於組織的調整也更能即時因應。
- 行政命令修訂便利：未來配合行政命令或檔案法規修訂，僅需共用公文系統統一進行功能增修，各機關不需各別處理。
- 公文範本格式統一：將公文範本格式區分為標準化及非標準化格式，集中維護管理，確保格式一致性及彈性。
- 節能減紙：預計本年底前，本會及各所屬機關無紙化公文線上簽核達成目標為15%以上。
- 通過認證：檔案管理作業已通過檔管局委託軟協之認證。
PM觀點撰稿:吳龍紅(叡揚資訊 資訊服務委外事業處)
國科會無紙公文線上簽核作業經驗分享
專案開發的考驗
國科會在研考會電子公文節能減紙推動方案算是第一階段試辦機關。國科會自民國96年著手進行共用版無紙化公文系統專案建置開發，過程確實複雜與辛苦，複雜的是國科會暨所屬機關對外服務對象不同，既有公文系統本身與各應用系統原已有相關整合，重新開發整合工程浩大，加上各機關舊有公文系統分屬不同廠商開發，在應用平台、應用功能差異甚大，為讓各項功能達到標準化與規格化，著實讓專案團隊花一番心力分析與彙整；辛苦的是開發初期機關同仁對法規尚不熟悉，外機關符合法規且具參考性的線上簽核公文系統建置經驗也屈指可數，為期規劃一套符合同仁使用又兼顧法規規範，在訪談與分析設計階段雙方投入很多時間反覆討論與修訂功能，不但耽誤專案開發時程，也讓雙方專案成員承受莫大時間與進度壓力。
線上簽核的迷思
一般客戶初期在思考線上簽核功能時，往往會拿原有紙本批核動作與程序，希望對應到線上簽核的作業上，以專業角度來說，這對電腦化是個很嚴重的障礙，您可試想當長官在線上批閱公文時，要模仿紙面批核時需檢查是否在文面上藏有便利貼，需於每份公文函稿及來文一一寫上不同批示意見，需確認文面上是否有螢光筆標示重要訊息等，可想五花八門的功能可能讓您的線上簽核文面多彩多姿，相對的，也會讓承辦人及長官簽辦公文時障礙重重，如何在電腦上清楚找到每項資訊並確認不遺漏，反而會害怕或抗拒去接受線上簽核作業。國科會在經歷過多訪談，透過高層主管參與，打破傳統對線上簽核功能迷思，放棄花俏設計，規劃出簡約便利操作介面；也因為簡約與便利，國科會在98月8月正式推動會內線上簽核作業時，一口氣將簽核層級提升到陳核單位長官，98年10月也陸續推廣至竹科、中科、南科，四機關在無紙化推動上，反而教育訓練與輔導上線比原本紙本簽核推動減省了很多時間與精力。
國科會經驗分享
在國科會共用版及線上簽核開發過程，我想不論是叡揚專案團隊或國科會暨所屬機關專案成員，都歷經一段合法化、制度化、標準化、共用化的嚴格洗禮，大家對公文系統都有更進一步專業認知，現在面對各方到國科會參訪的機關，國科會都會很誠摯告訴大家，線上簽核其實不難，挑選具備公文專業知識的廠商容易，但機關本身更應清楚掌握紙本簽核程序與相關限制，如此公文廠商才能依著機關需求，開發出符合機關所需的線上簽核系統，漸漸創造節能減紙又環保的新辦公環境。