會辦活　會議、交辦、活動 - 工作平台

｜產品簡介｜系統功能、效益｜系統需求｜

產品簡介

透過teamKube能幫助您輕鬆交辦工作事項，追蹤勾稽執行成果；並可輔助管理會議與活動資料、協同討論、做成決議、再度交辦與前後勾稽，達成交辦與會議活動的有效性、工作執行力、辦公室無紙化與經驗傳承目的。

系統功能、效益

teamKube提供交辦、會議與活動進行及交辦事項追蹤勾稽的協同作業環境，幫助活動執行期間的各項分工結構化並匯整往來溝通訊息與文件資訊，以提高工作的效率、掌控度與執行力；並留存會議與活動完整的歷程並串連人、事、時、物，作為後人最務實有效的經驗傳承與學習典範。

會議的PDCA

根據統計估算，美國每日有25,000,000個會議在進行。假設每個會議由4個人一起開會1個小時…
如果每個會議能有較好的溝通計畫、進行與追蹤方式，只要提升10%的有效性，會議時間便能由1小時縮短成54分鐘，每日可節省2,083,333人天的時間。
如果每顆樹可做成8千張A4紙。只要每個與會者能因為會議相關資料的電子化而少用一張紙，每天就能節省一億張紙，等於有12,500棵樹可以脫離被砍伐的命運。

teamKube能輔助您管理會議與活動資料、協同討論、做成決議、再度交辦與前後勾稽，達成交辦與會議活動的有效性、工作執行力、辦公室無紙化與經驗傳承目的。

• Plan 周延的會議規劃
  邀請與會者、藉由teamKube系統平台協同擬定有效議程與交辦事項，以便會議前進行參考資料的彙整與會議準備工作；藉由系統上所留存的完整資料與前人經驗讓會議規劃更周全。
• Do 有效的會議進行
  忠實留存會議過程中的討論思維與決策過程，並成為後續彙整會議紀錄的依據；會議進行時，可於系統上立即交辦工作事項並分派主要、次要負責人；中途加入的與會者，亦可藉由系統瞭解會議進行的始末。
• Check 方便追蹤、勾稽、落實執行
  提供負責人待辦清單與自動提醒功能，並可回溯交辦緣由及追蹤會議關聯性、執行結果彙整回報。
• Action 貫徹行動計畫
  綜覽與控管待辦事項的回報結果、所衍生的會議循環及會議間的串聯勾稽；可為組織建立文件範本與標準程序。
• 傳承
  藉由活動、人物、文件、待辦的為度查詢與關連性，探索更深層的資訊與知識。

交辦的追蹤與掌控

teamKube讓您交辦後，能通盤掌握執行者的整體活動規劃思維，以凝聚執行目標、確認執行品質並貫徹達成。

當事情如洪水般湧進，才一會兒就有排山倒海之勢，許多重要的待辦事項必須迅速交辦下去，您希望有一個工具可以使用並協助追蹤與管理，teamKube將是可以倚賴的。

• 清楚傳達交代事項
  不論是會議決議內容或直接交辦工作事項，藉由teamKube皆可輕鬆地立即指派，讓執行人員與追蹤人員明瞭交辦內容與期限，並可快速了解交辦緣由。

• 了解執行狀況
  即使交辦事項在執行過程又被分解成數個分項工作，並再被往下交辦給一個或多個人，系統皆可清楚表達出來。

• 網住各方訊息 
  由系統中可簡易地搜尋交辦工作與被交辦事項的人、事、時、物等資訊，並可匯整待辦事項與追蹤訊息的詳細清單。

• 清楚了解誰會追蹤、勾稽這些交辦事項
  事情交代的當下即可利用系統指定交辦負責人，系統將會啟動交辦事項的自動追蹤功能，交辦事項的指派、進行以及結案等階段過程，相關人員都會收到通知，輕易地掌握工作進度。

• 郵件貼心提醒，交辦事項不遺忘
  貼心的提前郵件提醒功能，讓負責執行的交辦人員，不再遺忘任何一項交辦工作。

• 記錄與傳承
  自動匯整每項交辦事項的發起緣由、工作脈絡、負責人以及執行成果，可做為後續處理類似工作的重要參考依據。

系統需求