郵件歸檔調閱管理系統
符合企業郵件歸檔調閱法規的最佳選擇

藉由MailBase的導入，企業可以輕鬆完成郵件備份管理、稽核、搜尋、調閱等各項功能，透過整合搜尋引擎快速取得郵件資訊，同時支援郵件生命週期管理（Email Lifecycle Management, ELM），將已歸檔郵件進行短、中長期保存管理，並可直接連結儲存設備或磁帶機進行離線保存，透過完善的郵件歸檔機制，得以保存重要的知識資產，大幅提升管理便利性，提供企業更安心的郵件歸檔保障。

｜法規介紹｜產品簡介｜系統功能｜使用效益｜系統架構｜系統需求｜

法規介紹

電子郵件成為資訊安全法規的規範重點

隨著電子郵件應用的普及，企業習慣透過電子郵件溝通或發佈各項資訊，然而，e化帶來的便利也往往造成企業機密文件外洩的困擾。，根據 Gartner 去年調查顯示，每 400 封信件當中，就有一封就隱含著機密資訊，這些機密資訊包含企業內部溝通與外部往來的信件，例如行政公告、業務信件、研發資料或重要政策命令等。而在美國 Brockmann&Company 研究顧問公司的調查顯示，有近 36% 企業的 Email 曾經遺失或發生延遲。除了美國、日本外，台灣也將陸續推動相關郵件規範，顯示企業必須強化資料備份、稽核與管理的迫切性，而多數企業往往只著重系統還原（System Recovery），卻忽略數位證據的保存流程，往往造成舉證成本提高。

美國從 2001 年起陸續爆發恩隆案等重大公司治理弊案，即於 2002 年 7 月簽署「沙賓法案」（ Sarbanes-Oxley Act of 2002 ）；日本也在 2004 年 2 月，爆發最大的網路服務商 Yahoo!BB 資料外洩事件，接二連三的重要企業資訊外洩都促使各國立法規範各企業控管內、外部的資訊安全以及電子郵件往來紀錄。除了美國「沙賓法案」，日本 2005 年 4 月上路的「個人情報保護法」與預計在 2008 年實施的「日本版沙賓法案」外，台灣也即將立法管制。財政部日前公開表示，將於 2006 年針對金融業實施「新巴塞爾資本協定」 ( Basel II ) ，其中就規範到企業資訊備存與電子舉證 ( Electronic Discovery ) 機制的建置，在在顯示企業必須強化資料備份、稽核與管理的迫切性。

產品簡介

符合企業郵件法規的最佳選擇

Openfind 秉持其在郵件系統與搜尋引擎自主開發的核心技術，提供企業遵循郵件安全規範與法規的最佳選擇。透過易學易用的 Web 操作介面，管理者可以壓縮方式完整備份對內對外的信件，配合新信隨到隨查的快速巨量索引技術，使用者可以根據權限輕鬆以全文、欄位或附檔等查詢方式調閱相關郵件。藉由 MailBase 的導入，企業可以輕鬆完成郵件備份管理、 稽核、搜尋、調閱等各項功能 ，並可結合資訊生命週期 ( Information Lifecycle Management, ILM ) 的整體規劃，達到符合成本效益的主動式郵件備份 ( Email Active-Archiving ) 策略。

系統功能

完整歸檔、快速搜尋、彈性儲存、簡單易用

Openfind MailBase 郵件備份管理系統整合郵件備份、稽核、搜尋、調閱等功能，可以壓縮方式完整備份對內對外的信件，配合新信隨到隨查的快速巨量索引技術，使用者可以根據權限輕鬆以全文、欄位或附檔等查詢方式調閱相關郵件。並可結合資訊生命週期 ( Information Lifecycle Management, ILM ) 的整體規劃，達到符合成本效益的主動式郵件備份 ( Email Active-Archiving ) 策略。MailBase 的功能特色如下：

MailBase特色圖

• 滴水不漏的郵件備份機制
  MailBase採用信件直接複製的架構，獨立於信件原本收發流程之外，有別於坊間產品採用閘道(Gateway)方式攔阻收發信流程以進行郵件備份作業，在此架構下將無法完整備份到內部轉寄 (Local-to-Local) 的信件。
• 極富彈性的郵件備份管理規劃
  提供獨家郵件資料庫「掛載」與「卸載」功能，配合郵件壓縮儲存的設定，管理人員可彈性定義備份週期，切割成不同的郵件資料庫，即可輕鬆做到線上 (On-Line)、近線 (Near-Line)、離線 (Off-Line) 的儲存設備規劃。
• 易於離線備份的檔案目錄結構
  MailBase可設定以特定時間為單位，將該時間範圍之信件備份到一個完整的檔案目錄結構，由於該目錄已內含Openfind搜尋引擎所需之各項資訊，如：索引檔、Metadata、原始內容等，管理者只需利用標準的備份軟體即可將該目錄備份到外部儲存媒體上。
• 快速巨量的即時索引技術
  MailBase 內建快速巨量的即時索引(Real-time Index)機制，提供新信隨到隨查免等待的服務。當使用者信件進入MailBase系統後，彈指之間即可在搜尋介面上查詢到新進的信件。相較於坊間資料庫 (Database)的查詢效能，可提供更有效率的搜尋經驗。
• 強大的查詢功能與附檔檢索能力
  提供豐富的查詢功能，例如可針對寄收件人、標題、信件內文、各種不同欄位條件與郵件全文，進行進階的郵件檢索，方便管理人員進行調閱工作。不僅如此，信件內含的各類文件附檔內容，也包含在全文檢索範圍之中，讓郵件調閱的工作更加完整與確實。

使用效益

企業郵件備份完整策略，輕鬆進行郵件歸檔管理工作

從此免於複雜的郵件歸檔整理工作
不斷地匯出匯入、重新命名、歸檔各種郵件檔案的過程是一件令人厭煩的工作，有了MailBase之後，您將再也不用費心整理自己電腦上的任何郵件備份檔案。

真正讓您的郵件完整且快速地歸檔
目前坊間產品一般皆採用閘道 (Gateway) 整合架構，無法完整確實將內部轉寄 (Local-to-Local) 的信件備份儲存。MailBase 導入信件直接複製的架構，可避免信件經過多層次傳遞而影響收發信速度，更可大幅降低影響正常收發信件的可能性。

輕易上手的搜尋調閱介面
MailBase採用易學易用的Web操作介面，提供管理者完整的查詢功能，透過郵件全文、欄位與附檔檢索機制，可輕鬆調閱歷史郵件，充分滿足後稽核的管理需求。

無須購買資料庫授權更易於離線備份
許多同類型產品採取資料庫 (Database) 的方式來儲存信件資料，管理者需考慮巨量資料庫的離線備份規劃，以及為數可觀的商用資料庫軟體授權費。MailBase整合Openfind自主研發之搜尋引擎與資料索引技術，使用一般之檔案目錄結構儲存郵件，讓管理者可以輕易將資料搬移至其他儲存媒體，避免複雜且高風險的資料庫管理議題。

輕鬆完成郵件生命週期架構的管理
透過 MailBase獨家設計郵件資料庫「掛載」與「卸載」功能，就可達到郵件生命週期管理 (Email Lifecycle Management)，管理人員能彈性定義備份週期，切割成不同的郵件資料庫，即可輕鬆做好您的儲存設備管理規劃。

讓您安全無虞的查詢權限控管與搜尋紀錄機制
MailBase的查詢權限可與各類「目錄服務」(如：LDAP、Active Directory)整合(搭配選購模組)，並確實控管使用者的查詢權限與群組設定。此外，系統會記錄使用者每一筆查詢的關鍵字與時間，以確保系統安全性，避免濫用之情況。

系統架構

與原有郵件系統輕鬆整合，提供靈活歸檔調閱與後稽核之彈性架構

MailBase採用信件直接複製的架構，不影響信件原本之收發流程，架構單純、建置容易。所有歸檔郵件皆由內建快速巨量的即時索引機制，將郵件與各類文件附檔內容一起包含在全文檢索範圍之中，不只新信可以隨到隨查，更可以完整與確實地進行郵件調閱與後稽核工作。MailBase歸檔之郵件資料夾屬於單純檔案目錄結構，可以透過標準之備份軟體，將信件另存於各式外部之儲存媒介，讓您靈活且彈性地管理郵件生命週期。

系統需求