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國科會無紙公文線上簽核作業經驗分享
專訪：董湘興（行政院國家科學委員會 資訊小組 高級分析師）
撰稿：蘇美如（叡揚資訊 行銷總處 編輯）

前言

因應行政院節能減碳政策，行政院研考會於98年3月6日提出「電子公文節能減紙推動計畫(草案)」，要求行政院及各部會行處局署院，落實推動公文電子化處理，並實施公文線上簽核作業，國科會資訊小組為配合上述要求，推動實行「國科會無紙化公文推動規劃草案」。

本案計畫目標為民國100年12月31日前完成公文電子化處理節能減紙30%，以及推廣實施公文線上簽核作業，計劃實施對象為國科會各處室、各科管局(含新興園區、基地)及各駐外科技組，由國科會及所屬機關自訂推動評估基準，採行政院共享式資訊服務架構，同步推動國科會及所屬機關資訊服務業務，逐步達成節能減紙目標。

現況分析與實施計畫時程

國科會現行公文書來源大致可區分為紙本公文、學術獎勵補助業務線上申辦及電子表單等三大類，全年總計約有14萬件(以97年計)，其中線上申辦與電子表單已全面採用無紙化處理，節能減紙已達到總文量57.57%(件數約80,229件)；唯因線上申辦所附之電子資料檔案過於龐大，影響電子加簽速度，以及電子表單不需辦理歸檔，暫不考慮電子加簽，另紙本公文中文別為密件公文，以及附件為報銷單據、憑證或書籍等公文，亦不適合電子加簽，故未來實際可實施無紙化線上簽核者約29,180件。

在適合實施無紙化線上簽核的29,180件公文中，外來文及創簽/創發文中分別有11,654件(約61.13%)及4,066件(約40.20%)為處室主管直接決行，其餘才需呈請機關首長、副首長或主秘等決行，而存查類之外來文計9,965件(約52.27%)在實施電子加簽又較函覆類容易，因此除密件公文，以及附件為報銷單據、憑證或書籍之公文不納入考慮外，國科會實施無紙化線上簽核擬分三階段進行：

第一階段：自98年7月至12月，實施範圍為存查類之外來公文、處室主管決行之外來公文、以及其他外來公文(由承辦同仁依文稿之複雜度自行決定)，此外為配合線上簽核作業，請各處室提供擬掃描之紙本公文類別，預計可達到16,567件，佔全年紙本文量之28.02%。

第二階段：自99年1月起，除第一階段繼續外，擴大範圍至處室主管決行或其他之創簽/創發公文，預計可達到22,448件，佔全年紙本文量之37.96%。

第三階段：自100年起，全面實施無紙化公文線上簽核作業，預估可達到24,371件，佔全年紙本文量之41.21%。

線上簽核作業說明

公文收受有兩種方式，一是電子交換公文，另一是紙本公文送到單位，電子交換公文的處理作業流程是，公文收到後，總收文不需印出，而是直接分派到各承辦單位去辦理，承辦單位可以直接在電子公文上批示相關意見，然後再將公文轉到會辦單位，會辦單位也可以直接在電腦上登打意見或是要瀏覽來文，最後文在往上陳核，上級長官一樣直接在電腦上處理相關意見，最後則是進入檔案室存留，若需回覆函文則是轉到發文室，再以電子交換公文的形式轉發出去。所有中間會簽過程的意見以及要檢附的資料皆是以電子化形式歸檔。各處室公文線上簽核的相關作業說明如下：

總收文

• 電子交換來文：所有電子來文收文登錄時皆設定為線上簽核，總收文不需列印電子來文資料，得直接分送承辦單位。
• 紙本來文：來文(參照各處室提供擬掃描之紙本公文類別)先貼上條碼再掃描，並登錄設定為線上簽核。

承辦單位

• 承辦同仁針對公文內容為存查類或可由處室主管決行者，而以無紙化線上簽核辦理。
• 其他類公文若內容複雜度甚高，則可列印成紙本，以紙本公文之方式辦理。
• 紙本來文採線上簽核作業，紙本來文由承辦單位於結案後送檔案室統一保管。

會辦單位

• 若承辦單位已設定無紙化線上簽核之公文，會辦單位需以線上簽核方式辦理，但可自行列印紙本參考。

決行單位

• 若公文係以無紙公文方式陳核，決行單位需以線上簽核方式決行，但可自行列印紙本參考。
• 決行單位得授權秘書以線上簽核方式送出公文。

成功關鍵與推動效益

公文線上簽核計劃主要推廣建置的單位是國科會及其下屬各個科管局的資訊與文書兩部門的同仁，在推動的過程中，有幾大成功關鍵因素：

• 首長支持：政策明確，首長全力推動
• 各級長官及同仁支持：透過使用者座談會及教育訓練充分溝通，讓使用者了解推動無紙化公文作業的目的以及效益，排除使用者疑慮，並藉此溝通管道確實掌握系統須改善之處。
• 審慎規畫實施順序：耐心及堅持，逐步適應，習慣改變需要時間
• 上線計畫：事前充分準備，事後服務到位

推動無紙化公文，也可以達成知識的有效管理及累積，所有的公文皆電子化作業後，在系統上可一目瞭然的知道需辦理的公文量，不會有所遺漏，資料的調閱也較以往快速方便，而系統詳實記載公文處理流程，可以確實掌握公文辦理狀況，在責任的歸屬上也更為清晰。

國科會的無紙化公文線上簽核作業以共用式資訊服務系統為架構，其效益如下：

• 資源共用：系統所需軟、硬設備均採集中規畫建置與管理，資料亦採集中存放、集中備份，例如原先四個機關本來要各別做的事情現在是集中在一個主管機關即可，減省各機關進行系統開發建置、保固維護等所需重覆投入之人力、時間及經費，並得以快速導入新設置單位(或基地)。估算約可節省1/3~1/2的成本費用。
• 系統整合：與其他業務系統如學術補助系統、電子表單、 e網通等橫向整合，得直接產生公文函覆稿，並隨時查詢公文辦理情形，減省資料重覆登錄。
• 電子交換集中：統一由國科會XML Box進行電子收發文，各科管局、各駐外科技組等不需另行維運相關軟、硬體。對於組織機關的調整更為彈性，不會受限於軟硬體的限制，因應政府組織改造需求。
• 業務標準化：各主要功能如總收、登記桌、承辦人作業、總發、檔管、文書製作、線上簽核、影像掃瞄等均採標準化、一致性設計，並擷取各機關原系統優點，提供更便利的操作功能與介面。可簡化業務流程，提升公文辦理時效，對於組織的調整也更能即時因應。
• 行政命令修訂便利：未來配合行政命令或檔案法規修訂，僅需共用公文系統統一進行功能增修，各機關不需各別處理。
• 公文範本格式統一：將公文範本格式區分為標準化及非標準化格式，集中維護管理，確保格式一致性及彈性。
• 節能減紙：預計本年底前，本會及各所屬機關無紙化公文線上簽核達成目標為15%以上。
• 通過認證：檔案管理作業已通過檔管局委託軟協之認證。