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Vitals ESP 知識管理企業雲

產品簡介

充分展現Web 2.0精神,提供開放式Web化彈性架構,讓WEB2.0所強調的個人化及互動的精神在企業內落實應用,同時徹底實踐哈佛商學院Andrew Mcafee教授提出Enterprise 2.0 基本要素”SLATES”:

S:Search (提供快速精確的檢索搜尋服務)
內建高效能之全文檢索引擎,輔以使用者回饋分析機制,快速協助使用者找到所需的知識文件;並且提供指定欄位與分類檢索,讓使用者精確搜尋到需要的資訊。

L:Links(多維度虛擬分類,徹底解決分類與歸類困擾)
提供文件一對多連結,企業內不同的工作角色,皆可按業務別、專案別等面向,彈性地建立合適的分類架構,並靈活運用多重關聯分類,以歸類並集結資訊。

A:Authoring(詮釋資料與自然語言技術,讓使用者易於知識發表)
採用先進的自然語言處理技術,可自動擷取摘要,讓產出的每份知識文件,都有重點段落描述。使用者瀏覽時即可免去逐一開啟附檔確認正確性的困擾。

T:Tags(表達自主意見,凝聚群體智慧,強化知識的活性)
以視覺化呈現的標籤雲,快速聚焦群體關注議題,經由Tag的使用過程,激發使用者創意、表達個人見解與知識。

E:Extensions(主動推薦延伸知識,擴大知識價值)
活用標籤特性,主動學習使用者與知識文件之間的「相關性」,進而強化系統推薦相關文件、標籤、分類、搜尋排序,甚至延伸閱讀等加值資訊的能力。

S:Signals(利用自動通知讓使用者知道企業資訊的發佈與更新)
讓知識分享成為永續關注的正向循環,Vitals/KM的訂閱通知機制讓使用者隨時隨地的接收他們所關心的企業資訊,破除消極被動的發掘。


 多維度文件分類功能


 標籤雲:使用字體大小、顏色深淺強調資訊的重要性, 以協助掌握重要資訊

系統效益

開放彈性的WEB架構與API Interface,方便企業整合與應用
提供開放且彈性的N-Tiers系統環境架構,以Microsoft .Net Framework為平台,以元件基礎(Component Base)模式開發,在使用者介面層以Ajax撰寫,可充分展現Web 2.0所強調個人化與互動的應用精神。同時,提供API Interface更容易整合企業內既有的平台(Workflow、EIP、ERP、SSO…等)。

多國語言介面,支援繁體中文/簡體中文/英文/日文
所有開發皆採用符合統一碼(Unicode) 所需之規格,支援多國語言架構,不需要額外安裝軟體與介面即可設定使用,滿足跨國企業全球運籌需求。

支援多家市場主流資料庫系統與瀏覽器
支援目前市面上的主流瀏覽器,包含:Microsoft IE、FireFox、Netscape…等。在主流資料庫管理系統也都有支援,包含:Oracle、Microsoft SQL、MySQL、PostgreSQL等,方便企業在IT系統的規劃與整合。

簡潔且內容豊富的瀏覽架構,完整呈現知識物件
簡潔閱讀畫面讓使用者容易掌握重點,相關文件、延伸閱讀功能呈現完整知識物件。

詮釋資料(Metadata)使用,提高知識易讀性
詮釋資料(Metadata)使用,讓知識物件可明確分類,提高知識易讀性。文件上傳時,系統以自然語言技術為輔助,提供即時自動摘要、自動擷取關鍵字、分類等,減輕使用者上傳負擔及提高知識文件的辨識度與搜尋精確度。

一對多的分類功能,徹底解決文件多屬性的分類困擾
提供將文件以一對多的多重關聯,以虛擬連結方式將檔案複製到所設定聯結的多個分類夾中;但在實際系統中只存放一份實體檔案於文件樹中,如此可解決解決知識文件有多屬性的問題,徹底解決分類與歸類困擾。

標籤/標籤雲使用,強化知識活性
系統自動學習使用者所用的標籤,自動將相關的知識文件串聯在一起,使用者透過標籤的點選,可充分掌握相關知識文件,強化知識的活性與應用,更可讓知識轉化成一種創新的動力。

安全及版本管理
完整及彈性的權限控管,可根據人員、群組來設定使用權限,有效控管使用者文件閱讀、編修、刪除等權限設定;記錄文件每次被修改的記錄,以及時間與修定者;完全配合企業安全策略,讓企業的知識分享安全無慮。

管理報表
由資源面出發:那些文件被那些人看過、改過、評論過以及評分等級。
由使用者出發:那些人貢獻、閱讀、評論、收藏了那些文件。

Vitals ESP激發組織內的知識工作者的創意,並進而凝聚成群體智慧,不斷地為企業創新及獲利能力注入活力與泉源。
 可為組織/企業帶來明顯效益:

  • 透過知識分享與管理機制,提供使用者易於分享、樂於分享的環境,讓組織/企業內的知識工作者將隱性知識外顯,為組織/企業有效率的保留寶貴無價的知識資產。
  • 知識管理機制的建立,強化組織之群組協同作業及知識工作者的生產力,進而建構成「學習型組織」。
  • 融入「群體智慧」核心概念,推動組織永續傳承與創新。進而提昇員工價值及進行經驗傳承,在高度競爭的時代中,為組織/企業不斷提供創新與進步的動力。
  • 提供平台式知識管理架構與多功能知識管理工具,可依應用需求不同而做調整,提高組織/企業IT資產的投資價值。
  • 跨區域、多國語言架構,協助組織/企業整合資源、提高資源使用效率。尤其對跨國企業,更可以最少成本來整合IT架構與保存企業無價的知識資產。

 

應用領域

行政作業知識管理

  • 建置人事、採購、法務、SOP等行政相關知識文件庫
  • 管理文件自動分類與關聯性建立,方便資料搜尋與延伸閱讀

醫院知識管理

  • 有架構地管理醫院超過120種以上的文件,累積醫院管理歷程的知識與經驗,讓PDCA持續循環
  • 多維度文件架構,讓醫院快速因應醫院評鑑、教學醫院補助計畫評鑑、國際JCI評鑑等各項認證的準備

學校單位知識管理

  • 配合學校系所評鑑,快速完整收集評鑑相關文件展現成果
  • 有效結合理論與實務輔助教學,讓學生體驗知識蓄積轉化、分享學習及創新分析過程

專案與研發資產知識管理

  • 有效整合企業內各專案、研發技術、專利文件及圖庫資料
  • 快速連結與收集產品研發知識,加速新產品開發與上市時程

外部競爭資訊與商情收集

  • 自動設計擷取競爭資訊、專利、新知等外部資訊,供內部分享與訂閱
  • 降低到外部網站找資料的時間及頻率,大幅提昇工作效率

商品上架資訊管理

  • 匯整商品相關資訊自動上傳到商品知識庫,方便即時查詢
  • 方便即時的作業、有效提昇銷售成績及擴展商機

組織記憶管理

  • 詳實記錄組織架構及業務執掌,有效降低新進人員職務調動時之困擾
  • 工作上所需之作業規章、相關法規、教育訓練教材等知識皆能輕易的獲得及應用

作業流程資產管理

  • 直覺式的ISO作業流程管理,方便使用者參考依循、匯整資料、稽核軌跡與統計資料
  • 提昇組織作業流程管理之效率與有效性

整合資訊入口網

  • 整合入口網站,快速掌握公告及最新文件,有效節省作業時間及提昇工作效能
  • 隨時查詢相關文件及業務相關或有興趣的訂閱文件

系統整合

可搭配的選購模組如下:

  1. BIM 外部網站資訊擷取模組
  2. Community知識社群模組
  3. Expert專家黃頁模組
  4. Office文件防護模組
  5. AD帳號驗證整合模組

常見問題

  1. 可以支援全文檢索的檔案格式有哪些? 
    答:
附檔名稱
檔案格式
*.doc
Microsoft Word
*.dwl
DynaComware Dyna Document
*.rtf
Rich Text Format
*.wri
WordPad
*.ppt
Microsoft PowerPoint
*.xls
Microsoft Excel
*.xml
Extensible Markup Language content
*.mht
MHTML Document
*.eml
NNTP filter
*.htm
HHC file
*.txt
Plain Text
*.pdf
Adobe Acrobat
*.vsd
Microsoft Visio
( 註:未來仍可外掛擴充檔案格式)

1. 文件資料可做到的權限控管程度為何? 
答:權限的設定可以分別針對資料夾,依據個人、組織、角色、群組來設定各自所擁有的權限,因此文件的閱讀權限可以預先設定在資料夾上,使用者所放置的文件,會自動受到該資料夾的權限控制。
 此外,可提供各資料夾的權限管理彈性設定,並開放給各組織人員自行決定子檔案夾的管理者,各自設定所需要的權限,達到分散授權管理的效果。

2. 對使用者而言,Vitals ESP 資料分享上傳是否簡單容易? 
答:Vitals ESP 知識管理系統提供自然語言處理機制,使用者在檔案上傳時,可即時自動找出「主旨、作者、摘要、關鍵字、分類」等資訊,不需要自行重新打字, 使用者只需稍作修改即可,讓文件匯集簡單 更 有效率。

3. 知識管理與一般文件管理有何不同? 
答:文件管理主要的目的在於管理,因此以收集、閱讀、參考為主,著重於資料數量的累積,通常執行的規模有限;而知識管理主要的目的是在於「活用」,因此以如何激發創造力、產生價值為主,並透過組織全員知識分享,追求質量並進。
 「Vitals ESP 知識管理系統」是強化組織知識應用及分享的最佳工具,可依據新進與資深同仁的差異,提出多種不同的搜尋方法,並且於使用者閱讀資料時,運用自然語言機制,主動提供相關文件、相關鍵詞等延伸學習功能,促進知識的創新及活化。

4. Vitals ESP 能不能直接連結公文格式? 
因為公文是即時流動性的文件,將流程中尚未定案的公文存管應較無效益,建議可以等公文流程結束後,確認有留存的價值時,再放到KM 中。當然若使用者有需求時,可客製化整合公文系統。

系統需求

伺服器端 硬體設備 CPU:x86, x64 四核心 CPU以上
記憶體:8 GB ( 或以上)
硬碟空間:100GB以上(視資料量大小而定)
作業平台 Microsoft 伺服器作業系統
主流關聯式資料庫管理系統
使用者端 作業平台 Microsoft IE8 以上, Chrome, Firefox, Safari 等主流瀏覽器