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teamKube 工作管理平台

產品簡介

知識工作者每天處理的工作,已不再只是繁複,而是變得越來越複雜。面對不同的工作情況,除了調整合作的團隊成員外,工作拆解的方式也會不同,而傳統、僵化地工作系統早已不敷使用。惟有透過更彈性的工作管理平台,才能有系統、有組織地拆解工作,快速追蹤及管理分工後的工作執行情況,有效消弭組織內跨部門合作的溝通障礙問題。

每項團隊合作的任務背後,其實是由不少討論、會議與分工堆疊而成的,在團隊合作的過程中,必須釐清各種人事時地物等元素,才能讓團隊工作權責分明、降低重工,將工作化繁為簡,有效掌握工作的執行進度,而 teamKube 正是完善組織工作品質的關鍵工具。

工作規畫階段,teamKube 提供高度彈性地工作拆解方式,僅管是跨部門的合作專案,也能溝通無礙;工作執行階段,teamKube 完整記錄執行過程,更提供工作建議與確認的雙向溝通管道,同時完成工作匯報報表,搭配完善提醒與逾期稽催,協助工作如期、如實完成;工作完成後,運用 teamKube 保存工作報告、留存工作執行的軌跡,作為組織的智慧寶庫,更是企業團隊不可或缺的核心工作系統,從根本的執行力提升,成為資源分析與智慧決策的致勝利器。

主要功能

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  • 交辦管道多元化   運用手機、Email也能輕鬆完成

除了運用 teamKube 系統和 E-mail,也能透過手機的文字、錄音或拍照等功能迅速交辦,並同步通知相關人員協助執行及追蹤工作狀況,搭配 SMS 簡訊通知功能,讓您不在辦公室,照樣辦公事。

  • 工作隨你所想   分工合作更有效率

工作執行過程中,可依需要拆解任務,分派給跨單位的工作夥伴或下屬,無限層的分辦設計,讓知識工作者在面對各種工作流程或分工規劃上,更具彈性應變的能力。

  • 任務分工組織化

透過 teamKube 工作管理系統,您可以輕鬆了解每項任務間的脈絡關係,無論交辦工作是由哪一個工作分辦出來的,或者是從哪場會議衍生而來的,執行人員都能對任務間的來龍去脈瞭若指掌,更能輕易達到組織目標。

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工作夥伴除了可層層追溯任務目標,也能彼此分享每一個任務間的工作流程與相關文件,有助了解工作執行的重點與方向,透過同步與非同步的意見溝通、風險辨識,了解工作調整的需要與方向後,以集體智慧控制與應變,讓工作如期、如質完成。

  • 凡處理必留下痕跡

完整保存交辦、活動、會議工作過程中的整體思維及人事時地物資訊,讓環環相扣的工作都組織化地完整勾稽,累積成為組織的實際案例與學習典範,除使工作管理更加輕鬆便利外,更能落實企業決策過程經驗知識的傳承。

  • 回報單筆工作執行進度 同步完成日/週/月報的工作匯報

每次 review 工作前,還得花時間確認/彙整自己或團隊夥伴的工作執行進度,這些重工在不知不覺中,耗費了多少時間?

teamKube 的「工作匯報」,提供快速查詢自己/他人/團隊的每日或每週工作進度並予以彙整,更可依據工作狀態、到期日等進行篩選,直接匯出工作報表。需要常查詢的工作條件或對象,也能直接儲存成「我的最愛」,簡化工作查閱與報告製作的流程。

  • 會前完善規劃與溝通 開會有效率

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「開會」是工作中不可或缺的一環,會議要能議而決、決而行、行而果,會議的每個階段都是關鍵。籌辦會議前,需要確認時間、地點、議程、彙整會議資料等,透過會議資源管理(包含行事曆、設備管理)與文件彙整區兩者有系統地整合才不致百密一疏,並方便與會者對開會資訊與文件都能一手掌握。

  • 平板取代紙本資料 優遊無紙化會議

企業內、外部皆有林林總總不同類型的會議, 想提升會議效率不外乎把握『聚焦議題』、『互動 分享』等原則,teamKube為解決紙本開會過程中有難以聚焦、浪費資源等問題,貼心地設計了 weMoin 無紙化會議模組,可下載於iOS、Android系統之平板,利用數位簽到、同步畫面、手寫註記功能,除了可省紙減碳,還能即時分享達到溝通協作目的。

  • 列管追蹤決議事項執行力升級

在會議中,您可以將會議決議馬上列入交辦工作,透過持續追蹤決議待辦才能提升組織執行力, teamKube 運用 teamKube 列管重要待辦事項,就能輕易掌握工作最新執行情況,讓會議能議而決、決而行、行而果,全面提升工作效率。

  • 貼心提醒與自動追蹤   有效掌控工作時程

待辦事項逾期未完成?遺漏了列管交辦的工作?運用彈性輸出報表、時間軸顏色管理,搭配貼心定時提醒稽催相關人員,查核各項工作,讓任務如期、如質完成,更能提升工作執行力。

  • weHelp 行動商務人士的個人秘書

teamKube 為解決商務人士用Email 行動辦公時,造成信件來來回回難以統整決議與管理附件的問題,以及滿足隨時隨地掌握工作訊息的需求,teamKube 工作管理系統貼心地設計了 weHelp 手機模組,提供商務人士行動化的工作平台。不僅能透過 weHelp 手機模組查詢工作事項,也可以執行新增交辦與進度回報。 weHelp 無論在通勤中、出差中、參加外部活動、會議等時刻,都能使用智能手機查詢、管理工作進度與相關資料,充分利用零碎時間搭起與工作夥伴的互動橋梁,透過行動協同模式衍生更廣的互動觸角,並一手掌握最新工作脈動。

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teamKube 為取代手機打字的不便,weHelp 結合智能手機多媒體功能管理工作資訊,不僅結合攝影、錄音功能傳送工作產出與傳遞待辦訊息,也能讓商務人士快速規劃工作,即使是零碎時間也能發揮最大產值,可滿足行動辦公的即時性、臨時性、變動性的需求,讓您不在辦公室也能辦公事。

  • 搭配 SMS 簡訊通知,讓您的資訊不漏接

為讓工作團隊的每個人隨時隨地都能和彼此資訊同步,teamKube 工作管理系統中所有資訊的通知與提醒方式,除了系統原有的線上即時通知、線上即時提醒與 email 通知外,也貼心地設計了 SMS 簡訊通知模組,讓您只要手機不離身,就能收到工作夥伴的通知和系統的工作提醒資訊,隨時都能資訊同步不漏接,有效提升個人與團隊的行動力與執行力。

導入效益

teamKube 的設計理念,就是為了解決知識工作者在管理工作交辦、活動與會議議題的協同工作系統;除了強調團隊溝通合作與互助協調的重要性外,更注重流程經驗自然而然的留存分享。

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產品應用領域

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產品功能架構

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【註 1】teamKube 以「會議管理」與「工作追蹤管理」為主軸,提供「文件」、「連絡人」、「提醒」、「標籤」、「全文檢索」與「報表」等主要功能;並包括「weMoin 無紙化會議模組」、weHelp 行動工作模組」與「簡訊模組」三個加值模組。

【註 2】若貴公司已建置如公文系統、人力資源系統...等應用系統,可藉由 Web Services 與 teamKube 介接整合。

伺服器 

  • 最低硬體規格建議 
  1. 中央處理器: Quad-Core Intel Xeon 2.0GHz以上 
  2. 記憶體:8GB 以上, 16GB尤佳 
  3. 儲存空間: 160G * 2 (視實際使用情況而定) 
  • 支援主流關連式資料庫: MS SQL 2005/ 2008/ 2012、Oracle 9i/10g、PostgreSQL 9x、MySQL 5.0 
  • 作業系統 
  1. Windows:Server 2003、Server 2008、Server 2012 
  2. Linux:Ubuntu 8.04/ 8.10、openSUSE 11.1、CentOS 5.4、Red Hat(需有X Window介面的作業系統操作) 
  3. Java Runtime Environnent:Oracle JDK 6.0+
  4. Application Server:Tomcat 6.0+ 

使用者端

  1. 瀏覽器:Internet Explorer 8.0+、Firefox、Safari、Chrome 
  2. weHelp 行動工作模組:支援 iOS 6 +、Android 4.4 + 作業系統 
  3. weMoin 無紙化會議模組:支援 iOS 7 +、Android 4.4 + 作業系統

alt系統操作影片

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