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在各式各樣的文件管理業務中，重要性最高、影響最深遠、最不允許出錯的莫過於各式契約的使用與管理。除了公司內部各種制式(標準)契約需要做好版本控管外，和個別客戶所談之不同條款、不同版本的契約內容，也要能確實管理，以便在追溯客戶過往契約時，能立即由電腦瞭解所簽訂的契約明細。「B.E.S.T.^®授信契約管理系統」就是一套專門用來幫助契約管理者及製作者，在企業網路（Intranet）環境內，方便、有效率地管理契約、製作契約及掌握契約簽訂內容的電子化資訊系統。

• 符合國際化趨勢，提供多語系且支援海外使用
  符合國際化的趨勢，除了提供多語系契約書的製作與列印，亦可郵寄給海外分行/作業中心使用，輕鬆配合國際化業務的擴展。
• 網際網路的技術應用，系統使用不限時空
  網際網路的應用系統，全公司人員不受限於使用的時間及空間，可以即時調閱到所需要的契約內容。
• 與微軟OFFICE軟體相整合
  整合微軟的應用程式WORD及OUTLOOK的作業功能，使用者不需要再額外學習使用。
• 分散式製作，集中式管理
  隨時隨地能進行顧客契約的製作工作，且能集中管理於總公司的資料庫中。

契約書製作與OFFICE工具之整合

• 契約書的線上製作與修訂
  本系統能讓使用者透過電腦連結客戶基本資料及授信資料，取得各項授信產品的標準契約內容，正確而快速地列印所需之交易契約書，或是郵寄給海外分行或區域作業中心使用。
  進一步切合實務上個別客戶的不同需求，及因應國際化趨勢，系統亦提供不同語系契約文件(例如:英文契約)的選擇，以及修訂客戶契約書的功能，以擴大使用範圍，滿足不同類型客戶所需之契約書。
• 契約書的狀態追蹤
  契約書後續處理追蹤為契約管理的一大要件，為掌握契約書製作完稿後之客戶簽約狀態，權責人員可由線上覆核及契約書之簽約進行確認，管理者也能立即取得客戶是否完成簽約的資訊。
• 契約書管理及線上查詢
  契約書完稿儲存時，系統會將契約資訊依客戶、契約性質及版本別儲存於資料庫中，並記錄各契約書的調閱權限，當網內使用者需要查閱客戶相關契約明細時，在符合授權範圍之下，即可隨時依不同條件，快速地線上調閱所需要的資料。
• 系統維護
  系統管理者可因應契約標的產品的創新與調整，修改標準契約內容，在契約版本及有效期間的控管上達到集中管理、全行一致的作業目標。系統管理者亦可依使用單位的授權範圍，設定功能使用權限，及契約書的調閱權限，除了達到資訊使用的便利性之外，也充分保障了資訊運用的安全。

• 改善過去人工作業模式下，契約文件印刷過量，版本正確性難以控管的問題，有效節省新版契約發佈分送及舊版文件回收銷毀的成本。
• 標準契約的版本控管及發佈，可由總行管理者自行設定，契約內容的更新與使用，全行一致，作業零誤差。
• 契約修改後的覆核，亦透過線上作業，減少文件內部往返傳送，案件處理更迅速。
• 利用資料庫系統，管理契約書與客戶資料，能夠快速完成契約書的製作，亦能隨時提供內部人員查詢，省時省力，效益百分百。
• 能夠配合使用者的作業權限，彈性設定系統各功能之使用與契約書的調閱權限，資訊安全更有保障。

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