R.A.D.A.R.團隊效率再現挑戰不可能任務

專訪：謝雲捷經理(財團法人聯合信用卡處理中心行政管理部)

人力資源管理系統向來為企業發展所不可或缺的重要工具，企業組織要建置並導入一個人力資源管理系統，通常需要4至6個月的時間，期間除必須克服內部文化的衝擊外，對於新舊系統的轉換磨合期，以及員工本身的執行適應能力，在成為系統導入成敗與否之關鍵。而「財團法人聯合信用卡處理中心」(以下簡稱NCCC)在以兩個半月的時間，面臨種種挑戰，並順利在今年6月21日成功改版升級至新版R.A.D.A.R.人力資源管理系統，著實為難能可貴的經驗。

提升行政效率　人力管理系統升級擴充

NCCC不僅扮演著國內信用卡清算中心及授權轉接中心的重要角色，更承接了多項複雜的信用卡作業服務，舉凡提供信用卡共用的資源平台，執行信用卡等支付卡片交易處理及帳務撥轉的相關事宜，更以創新、合作、安全管制、客戶導向的NCCC經營理念，透過合作機制及有效管理創造顧客至上的服務。

NCCC行政管理部經理謝雲捷表示，該中心使用叡揚資訊提供的人力資源管理系統已有一段時間，藉由操作便捷的線上系統作業，已能將繁瑣的行政程序簡化，且在搭配軟體工具的運用下提高作業效能。

近年來隨著電腦科技快速的發展，原先該中心所使用的舊有系統元件，因國際電腦系統廠商已不再支援維護，而面臨高度的使用風險。此外，為配合金融主管機關監理有關民國百年序問題，該中心乃在內部審慎考量下，並聽取叡揚資訊公司建議後，決定將舊有的人力資源管理系統重新改版升級，以提供更完善的管理功能。

事前充份準備及溝通是迅速導入的關鍵

NCCC與叡揚資訊公司合作超過10個年頭，彼此間早已建立良好的默契。此次能在短暫的時間內成功導入新系統上線，並完美銜接與舊系統間之作業，謝經理表示，除了歸功於叡揚資訊團隊能給予完善的協助與配合之外，該中心HR人員在系統導入前，主動要求先閱讀系統功能清單及操作手冊，充分了解產品內容與功能，並主動提供廠商在規劃建置前所需的資料，也縮短彼此溝通上所花費的時間，更大大提昇系統導入的效率。事實證明只要作足事前準備工作，瞭解本身的業務需求並能虛心接受廠商的建議，應是成功的關鍵所在。

謝經理進一步說明，新版人力資源管理系統在規劃導入之初，叡揚資訊公司與該中心都站在系統的需求上思考，並能不厭其煩的溝通，坦然面對解決問題。在建置過程中儘管碰到不少困難，但因技術人員都能提供專業的協助，加上雙方長期的合作經驗及默契，所以能很快的達成共識，進而解決問題。另外，對於高階主管的支持與參與，也是本案的成功要素之一。此可從各項討論與決策進行中，該中心行政管理部劉代理資深協理都會親自參加討論看出端倪，這也是為何系統在導入過程中能更快速有效完成的主要原因。

特別值得一提，該中心在系統正式導入前，其HR人員一再核對舊有系統資料與表單，經再三確認無誤後，才大批移轉到新的系統中。同時，在正式上線前對於同仁的教育訓練工作，NCCC和叡揚資訊團隊也有很好的分工模式，總計在全省共舉辦了七場講習，並在兼顧成本及效果考量，及在不影響業務運行的情況下，採取分批訓練的方式，幫助所有同仁能迅速的上手。其中，對於駐外的台中及高雄辦事處人員，該中心係以派遣自己訓練種子講師的方式，前往各個辦事處對同仁進行教學講習，這樣一來不但能更貼近員工的使用方式，也能更快解決員工的問題。

HR人員自行維運系統　安全控管有保障

事實上，NCCC全部的員工約284人，但HR人員卻僅有4人，在如此精簡的人力下，面對導入新系統時所需克服許多技術及執行上的困難，儘管員工對於新系統的建置都有共識，參與的配合度也非常高，但實際運作上仍面臨新舊資料移轉的一些問題。

謝經理指出，在新舊系統轉換初期，由於新舊系統中的請假流程設定與介面不同，所以在新系統上線時偶爾出現假單未有人處理批示的情形，但這個問題很快的就在叡揚技術團隊協助下完成修改，現在每位主管或員工，都可以在系統中看到自己所任職單位的人員差勤狀況，有效提昇人事管理效率。

另外，NCCC對於資訊安全控管是非常重視的，雖然在系統導入過程中需要來自IT人員的協助，但特別的是，此一人力資源系統的維運上，如遇到簡單的系統障礙問題，是先由其HR人員試行排解，若無法即時解決再轉由叡揚資訊團隊協助處理，如此一來，除可使其HR人員熟悉系統作業，更可以免除人資資料外洩的疑慮，在資訊安全控管上已能做好進一層的保障。

E化流程 完整掌控人資資訊

在新系統的效益方面，現在差勤資訊都可以在電子化流程上完成，每位同仁均可透過網路進行差假、加班申請或查詢，主管們僅需核對資訊就可簽核，所有資訊會自動彙整至人事單位，可免除HR人員無法接收最即時資料的問題。此外，因新系統可彈性調整設定參數，所以當員工在網路上申請調整差假時，系統也會自動計算出差假狀況，讓同仁在差勤的調度上更彈性，同仁也不用再擔心因為人為疏失影響差勤或考績作業。

新系統除了快速呈現企業內部所有的資料及數字外，更可提供完善的統計報表，讓主管可以清楚追蹤並了解量化的績效指標，以妥善規劃人力的運用。此外，新系統未來也將考慮讓人員的差旅作業與費用報支連結處理，簡化同仁於報支差旅作業的時間及程序，提升同仁對於新版人力資源管理系統的認同感。

謝經理說，其實NCCC對於E化作業的追求是相當積極的，從過去配合政府機關規劃有關國民旅遊卡業務，以及高速公路ETC用路系統，在在都能看出同仁對於E化環境的體認，確實有助於企業的業務發展。E化流程不僅在現實作業面可大幅縮短時間，同時，對於生態環保方面，亦能善盡保護地球村的公民責任。企業組織一但熟悉E化作業，更可便捷發展企業組織的流程改造，達成企業變革的終極目的。

人才庫與互動平台為未來重要規劃目標

企業的成長與內部人員品質的提升息息相關，為因應未來人才需求，謝經理表示，除了每年定期舉辦的員工在職教育訓練外，未來也思考如何將e-learning的訓練模式納入人力資源規劃，屆時，同仁可藉由網路平台檢視授課內容，不再只是單純的書面教材使用，並能建立良好的互動交流管道，真正落實內部教育訓練工作。

另外，未來也希望能建立人才庫，強化NCCC在人資管理及人才的需求，尋找最適任的專職人員，讓人員真正發揮專長，並以跨部門的相互連結合作方式，創造成為真正的學習性組織，發揮最大的企業生產力。

重視長遠合作關係 再創企業雙贏

NCCC的組織文化因其有財團法人之光環，常令外界誤解為官方機構，究其實內部作為是相當積極開明的。謝經理表示，此次之所以會繼續選擇叡揚資訊公司作為導入新系統的合作夥伴，除了過去與叡揚資訊團隊合作的愉快經驗外，該公司豐富的系統建置經驗，及所建立的口碑都是有目共睹，且叡揚資訊人員的穩定度與專業度，也成為在評選廠商時關注的重點，所以在雙方都能有共識下，希望能建立長期的合作模式。除此之外，叡揚是國內業界少數會一直為客戶舉辦教育訓練或研討會的廠商，透過這些活動可以讓企業彼此認識交流，是很好的學習機會，這也可以讓叡揚更加了解客戶需求，開發更好的產品行銷全世界。